Зміст

• Кроки
• Питання та відповіді спільноти

Інші розділи

Ефективні менеджери та керівники команд активно контролюють своїх співробітників різними способами, щоб забезпечити швидку дисциплінацію та низьку ефективність виконавців. Моніторинг співробітників також може допомогти вам визначити сфери, де працівники витрачають час або ресурси компанії на приватні справи. За допомогою відповідного програмного забезпечення ви можете блокувати веб-сайти, які неприйнятні або не стосуються ділових операцій. Успішний контроль за працівниками, не викликаючи зайвих тертй в офісі, повинен бути метою будь-якого ефективного менеджера.

Кроки

Метод 1 з 4: Визначення очікувань

1. 

   Створіть письмове пояснення своєї політики. Ваша політика буде ефективною лише в тому випадку, якщо вона чітко пояснюється у довіднику або посібнику для працівників. Цей посібник повинен бути легко доступним для всіх співробітників і визначати, яка ваша політика, і що буде зроблено у випадку, якщо їх не дотримуватимуться. Будь-яка ваша політика моніторингу, як-от моніторинг в Інтернеті чи телефоні, може також допомогти пояснити процес обговорення, який призвів до ваших політик. Пояснення, чому ви це робите, може допомогти зменшити недовіру працівників, спричинену спостереженням за їх діяльністю.
   • Встановіть чітку політику щодо хронометражу, оплачуваних годин (якщо є), особистих телефонних дзвінків та особистого користування Інтернетом на роботі. Заохочуйте працівників робити нерегулярні перерви, де це доречно.

2. 

   
   
   Переконайтеся, що працівники обізнані з цією політикою. Якщо будь-який тип моніторингу проводиться поза стандартною реєстрацією, наприклад, якщо ви використовуєте моніторинг за допомогою телефону чи Інтернету, вам слід повідомити своїх працівників безпосередньо. Проведіть зустріч або надішліть масовий електронний лист, щоб пояснити зміни в політиці моніторингу та пояснити, коли і як інформація буде записана, збережена та видалена.
   • У деяких штатах, таких як Коннектикут та Делавер, ви юридично зобов'язані інформувати своїх працівників про будь-який моніторинг в Інтернеті.
   • Навіть якщо від вас не вимагають інформувати своїх працівників про моніторинг, може виникнути зворотна реакція, якщо ви не скажете їм, і вони дізнаються про це самостійно.

3. 

   
   
   Точно дотримуйтесь дисциплінарних вказівок. Якщо працівник не дотримується вашої політики, переконайтеся, що вжито дисциплінарних заходів за це порушення. Обов’язково застосовуйте правила однаково до всіх співробітників. Чітко повідомте про свої наміри. Задокументуйте дисциплінарне стягнення та попросіть працівника підписати дисциплінарні плани. Якщо ви не дотримаєтесь цих вказівок належним чином, співробітники повірять, що ваша ретельно встановлена ​​політика насправді не буде виконуватися.

4. 

   
   
   Дотримуйтесь своєї політики в межах розумного. Не заїжджайте занадто часто або не встановлюйте занадто обмежувальну політику в Інтернеті. Допитливий начальник може знизити моральний дух і змусити співробітників відчувати нервозність. Зосередьтесь на результатах, а не на процесі. Якщо працівник робить хорошу роботу і добре працює в команді, не варто занадто ганяти на деталях.
   • Надайте своїм працівникам вищого рівня більше свободи. Хоча може бути доречним дати тимчасовому або адміністративному помічнику, який мало інвестує у ваш бізнес, комп’ютер, що виходить на відкритий простір, за яким ви можете стежити, співробітники вищого рівня будуть очікувати довіри.
   • Свобода працювати по-своєму, швидше за все, зробить персонал вищого рівня більш продуктивним, не меншим.

Метод 2 з 4: Оцінка продуктивності

1. 

   Перевірте своїх співробітників. Час від часу реєструйтесь із персоналом у власному кабінеті у неплановий час. Якщо співробітник часто "клацає" від вікна, коли ви заходите або кладете трубку, вам може знадобитися висловити певне занепокоєння. Спостереження за працівниками особисто також може допомогти вам висловити конструктивну критику за їх роботу.

2. 

   Попросіть пояснити, над чим працював працівник. Один із простих способів забезпечити відповідальність працівників - це регулярні бесіди з ними про те, як проходить їх робота. Запитайте їх, що вони зробили з моменту вашої останньої розмови, задаючи більше питань і оцінюючи їх відповіді в міру розвитку розмови. Запитайте подробиці та реальні докази результатів.

3. 

   Змусьте працівників документувати власну роботу. Нехай ваш співробітник фіксує прогрес у роботі в журналах діяльності, контрольних списках або звітах про хід. Однак звіти не повинні бути надто обтяжливими або "зайнятими", але повинні заохочувати членів команди та керівництво залишатися на зв'язку та на одній сторінці. Не бійтеся вимагати підтвердження роботи, описаної у звіті, коли розмовляєте з працівником.

4. 

   Оцініть незавершені роботи. Якщо вас турбує продуктивність, попросіть конкретні докази ефективності, які можна виміряти та обмежити часом. Якщо працівник є керівником проекту, встановіть етапи, але також попросіть плани та терміни для проекту. Зверніться до іншого персоналу, щоб переконатися, що всі члени команди проекту спілкуються. Особисто відстежуйте хід довгострокових проектів та оцінюйте їх точність та повноту.
   • Наприклад, ви можете контролювати записи даних працівника, якому призначено керувати базою даних. Ви можете оцінити своєчасність записів, їх точність та дотримання рекомендацій компанії.

5. 

   Запитайте інших про взаємодію співробітників. Попросіть постачальників, клієнтів та інших працівників про їх взаємодію з даним працівником, щоб скласти уявлення про те, як поводився цей співробітник. Однак вам потрібен спосіб підвищити об’єктивність цих спостережень, щоб працівники не були несправедливо представлені. Запитуючи цю інформацію, запитуйте деталі про взаємодію замість вражень. Запитуйте описи взаємодій замість оцінок. І завжди дотримуйтесь відкритості; Ви ніколи не знаєте, коли працівника викривляють.

Метод 3 з 4: Моніторинг активності в Інтернеті

1. 

   Виберіть програмне забезпечення для моніторингу. Програмне забезпечення для моніторингу можна налаштувати різними способами. Перше, на що слід звернути увагу, це налаштування повної системи із сервером. Це включатиме захист від вірусів та шкідливих програм, а також моніторинг працівників. Якщо у вас немає ІТ-персоналу для обслуговування обладнання, ви можете скористатися хмарною службою, такою як Trend Micro Business Security або Symantec Cloud, щоб отримати ці послуги. Ці послуги не надзвичайно дорогі; очікуйте платити близько 150 доларів на рік.
   • Якщо ви просто намагаєтеся відстежити використання Інтернету співробітників і заблокувати деякі веб-сайти, підійде простіший пакет програм. Ця послуга буде дешевшою і дозволить відстежувати та фільтрувати веб-сторінки, переглядати натискання клавіш та робити знімки екрана. Наприклад, Interguard Sonar надає ці послуги.
   • У деяких випадках ви навіть можете безкоштовно отримати елементарні системи відстеження. Наприклад, ActivTrak відстежує веб-трафік системи та видає для вас щомісячний звіт.

2. 

   Блокуйте шкідливі або неприйнятні веб-сайти. Роботодавці мають право контролювати, які веб-сторінки відвідують їх працівники, та блокувати веб-сайти, які вони вважають неважливими для ділових операцій, невідповідними або потенційно шкідливими. В основному роботодавці блокують певні веб-сайти, щоб або переконатись, що співробітники продуктивні, наприклад, блокуючи Facebook або сайти, що відволікають їх увагу, або щоб працівники не переслідували колег чи не здійснювали корпоративного шпигунства.
   • Роботодавці можуть також блокувати сайти, які вважаються порнографічними чи ненависними.
   • Деякі моніторингові пакети дозволяють встановлювати обмеження часу для певних типів веб-сайтів, наприклад, дозволяючи встановити кількість часу щодня на сайтах соціальних мереж.
   • Коли ви помітите, що ваші співробітники часто відвідують веб-сайт, не пов'язаний з роботою, заблокуйте цей веб-сайт, а потім надішліть електронне повідомлення з нагадуванням, що вони працюють у компанії.

3. 

   Монітор електронної пошти. Роботодавцям важче виправдати моніторинг електронних листів. Перш ніж читати будь-які електронні листи співробітників, слід повідомити працівників про політику, яка дозволяє читати їх електронні листи. Крім того, роботодавцю зазвичай потрібна причина підозри, яка змусила їх читати електронні листи, як задокументований інцидент із цим працівником. Роботодавцям також важко виправдати читання електронних листів, якщо вони спочатку заявляли, що електронні листи будуть конфіденційними.

4. 

   Переконайтесь, що ви дотримуєтесь закону. Певні заходи моніторингу можуть заважати праву ваших працівників на приватність. Перш ніж встановлювати програмне забезпечення для моніторингу, зверніться до юриста з працевлаштування. Переконайтесь, що є письмова документація щодо програмного забезпечення, яке співробітники підписали, і що всі розуміють, для чого призначене програмне забезпечення.

Метод 4 з 4: Введення інших видів моніторингу

1. 

   Записуйте телефонні розмови. Федеральний закон дозволяє роботодавцям контролювати телефонні розмови працівників. Однак це стосується лише ділових дзвінків, таких як дзвінки із клієнтами чи постачальниками. Роботодавцю, як правило, заборонено відстежувати особисті дзвінки, і він повинен припинити запис і моніторинг виклику, коли зрозуміє, що це особистий дзвінок. Єдиним винятком з цього є те, що особисті телефонні дзвінки явно заборонені політикою на робочому місці.
   • Запис і моніторинг голосових повідомлень повинен проводитись лише з обґрунтуванням, як задокументована підозра у неправомірних діях.
   • Телефонні розмови можуть записуватись за допомогою телефонних кранів або електронної системи запису. У деяких випадках це може бути пов’язано з вашим іншим програмним забезпеченням для моніторингу.

2. 

   Налаштуйте відеоспостереження. Підприємства, як правило, використовують відеоспостереження, щоб відбити клієнтів від крадіжки продуктів. Однак деякі компанії також використовують відеоспостереження, щоб переконатися, що працівники працюють продуктивно і не порушують політику бізнесу. Таким чином, моніторинг працівників може надати вам неупереджені докази порушення поведінки працівників, а також може спонукати їх до більш старанної роботи. Однак постійне відчуття того, що за нами спостерігають, може спричинити незручності у співробітників і призвести до занепаду морального духу. З цих причин ретельно продумайте плюси і мінуси перед використанням відеоспостереження.
   • У багатьох штатах відеоспостереження також ретельно регулюється законодавством штату. Перш ніж застосовувати такий тип моніторингу, проконсультуйтесь із законодавством штату.
   • Відеозапис співробітників, які виконують певні дії, наприклад, користування туалетом або переодягання, завжди є незаконним і може призвести до кримінального покарання.

3. 

   Відстежуйте місцезнаходження своїх співробітників. Деякі програми, такі як Xora та TSheets, дозволяють роботодавцям відстежувати рух співробітників за допомогою своїх смартфонів. Зазвичай це використовується для синхронізації та виходу із системи та є законним, якщо працівник дає згоду. Однак деякі працівники відстежуються цілодобово та без вихідних за допомогою програмного забезпечення, що може дати їм законну підставу подати до суду на своїх роботодавців за порушення конфіденційності. Якщо ви застосовуєте такий тип політики, проконсультуйтеся з юристом, щоб переконатися, що ви робите це законно.
   • Судноплавні компанії або компанії, що базуються на водінні, можуть також використовувати відстежувачі в транспортних засобах, щоб забезпечити водіям постійний рух. Це звичайна практика, яка є загальноприйнятною.

Питання та відповіді спільноти

Я керую командою, що складається з 4 членів. Який засіб відстеження часу ви б порекомендували?

Я хотів би порекомендувати WebWork tracker. Я використовую його для моїх потреб у моніторингу команди вже протягом 7 місяців. Він досить простий у використанні та має безліч корисних функцій, таких як рівні активності, знімки екрана, звіти, рахунки-фактури тощо. Навіть більше, він доступніший порівняно з іншими програмами.

Як я можу робити щоденні звіти?

Ви можете спробувати універсальне програмне забезпечення для моніторингу та управління. Він збиратиме щоденні підсумки роботи кожного працівника та експортуватиме щоденний, тижневий або щомісячний звіт, який ви можете перевірити чи завантажити.

Компанія розробила політику, згідно з якою кожен персонал повинен відстежувати час виїзду на поле чи поза офісом, а також прибирати, коли повертається. Як я можу вирішити цю проблему, якщо персонал відмовляється це робити?

Важко змусити своїх співробітників це робити, то чому б вам не використати інший спосіб досягнення своєї мети? Ви можете спробувати програмне забезпечення для моніторингу. Він може автоматично реєструвати час входу та виходу з комп’ютера, тож це буде час входу та виходу, який ви хочете записати. В іншому випадку ви можете погрожувати своїм співробітникам, що їм не будуть точно платити, якщо вони не будуть точно використовувати систему, але вам доведеться підготуватися до цього. Переконайтесь, що ви розмістили його законно, і надайте своїм співробітникам достатньо часу для налаштування.