Зміст

• Кроки

Хоча електронний лист, як правило, не такий формальний, як лист, бувають випадки, коли вам потрібно використовувати більш культурене письмо для формулювання вашого повідомлення. Почніть з думки про те, ким буде отримувач, а потім виберіть привітання, яке відповідає ситуації. Після цього ви можете переходити до написання вступних речень.

Кроки

Частина 1 з 3: Враховуючи одержувача

1. 

   Вирішіть, наскільки формальною ви повинні бути. Навіть якщо ви пишете "офіційний" електронний лист, рівень офіційності, який потрібно використовувати, буде залежати від одержувача повідомлення. Наприклад, рівень офіційності, який використовується для написання вчителю, відрізняється від рівня, який використовується при поданні заявки на роботу.
   • Звертаючись до когось вперше, будьте більш офіційними, ніж це потрібно, лише для безпеки.

2. 

   
   
   Знайдіть ім’я людини. Зробіть пошук і дізнайтеся ім’я людини, якій ви напишете електронний лист, якщо ви їх ще не знаєте. Важливо використовувати ім’я людини, щоб зробити привітання більш презентабельним, навіть якщо ви вже використовуєте офіційну мову у своєму електронному листі.

3. 

   Дотримуйтесь тієї ж схеми, що і людина. Скопіюйте стиль привітання одержувача, якщо він уже надіслав вам електронний лист. Наприклад, якщо людина сказала "Привіт" і використала своє ім'я, ти можеш відповісти йому таким чином.

Частина 2 з 3: Вибір привітання

1. 

   
   
   Використовуйте термін "Дорого". Використання цього терміна (з подальшим ім’ям особи) дозволить зберегти рівень офіційності електронного листа в потрібній мірі. Крім того, це слово часто стає непомітним у привітанні через частоту його вживання, що добре.

2. 

   Спробуйте використовувати "Вітання", коли ви не знаєте імені людини. Термін "Вітання" є відносно формальним і може використовуватися в ситуаціях, коли ви не знаєте імені одержувача, особливо в електронних листах, пов'язаних з роботою. І все-таки завжди найкраще використовувати ім’я людини, яка отримає електронне повідомлення, тому докладіть максимум зусиль, щоб це з’ясувати.
   • Ви також можете використовувати "Хто може, хто зацікавлений", якщо електронний лист є особливо формальним, і ви не знаєте імені одержувача. Однак такий тип привітання може бути неприємним для деяких людей.

3. 

   
   
   Розгляньте можливість використання "Привіт" або "Привіт" у дещо менш офіційних листах. Взагалі, електронні листи, як правило, менш офіційні, ніж листи, тому в електронному листі, який є не таким офіційним, можна використовувати привіт. Наприклад, якщо ви надсилаєте електронне повідомлення вчителю, з яким ви часто спілкуєтесь, вам дозволяється привітати його простим "Привіт" або "Привіт".

4. 

   Уникайте "ей". Хоча "Oi" може бути прийнятним у менш офіційному електронному листі, те саме не стосується "Hey". Оскільки це привітання дуже неформальне навіть для розмови, вам слід уникати його в будь-якому формальному електронному листі. Навіть якщо у вас є трохи більше стосунків із начальником, наприклад, найкраще уникати використання "Гей", коли ви надсилаєте йому електронний лист.

5. 

   За потреби використовуйте заголовок замість імені. У багатьох ситуаціях може трапитися так, що ти знаєш титул одержувача лише в тій компанії чи організації, де вони працюють. У такому разі дозволяється використовувати замість імені лише титул особи. Наприклад, "Шановний менеджер з найму", "Шановний комітет з найму" або "Шановний професоре".

6. 

   Додайте почесний знак людини, щоб зробити електронний лист більш офіційним. По можливості додайте "Містер", "Місіс", "Доктор" або "Вчитель" перед іменем людини, щоб зробити його більш офіційним. Також використовуйте прізвище чи повне ім’я людини, а не лише ім’я.

Частина 3 з 3: Форматування та запуск електронної пошти

1. 

   Покладіть привітання на перший рядок. У верхньому рядку електронного листа має бути вибране вами привітання, а потім ім’я людини. Використовуйте заголовок особи, коли це можливо, наприклад, містер, місіс або доктор, а потім її ім’я та прізвище.

2. 

   Використовуйте кому. Як правило, після привітання слід використовувати кому. Двокрапки використовуються в офіційних листах, але це надто офіційно для електронного листа. У більшості випадків буде достатньо коми, хоча ви також можете використовувати двокрапку, якщо пишете супровідний лист електронною поштою.

3. 

   Перехід до наступного рядка. Рядок у верхній частині повинен складатися лише з привітання, і тому, закінчивши його, натисніть клавішу Enter, щоб перейти до наступного рядка. Якщо ви використовуєте розриви рядків для створення абзаців, вам потрібно залишити порожній рядок між привітанням та першим абзацом.

4. 

   Представтесь у початковому реченні, якщо це необхідно. Якщо ви пишете комусь вперше, зробіть презентацію, навіть якщо знаєте їх у реальному житті. Пояснення того, хто ви для людини, спонукатиме його продовжувати читати електронне повідомлення.
   • Наприклад, ви можете написати: "Мене звуть Джессіка Алмейда, і я є маркетинговим директором Companhia XYZ". Ви також можете написати, як познайомилися з людиною: "Мене звуть Роберто Сантос, і я в вашому маркетинговому класі".
   • Якщо ви вже знаєте людину і писали їй раніше, можете використати перше речення як привітання. Наприклад, ви можете сказати: "Дякую, що відповіли мені так швидко" або "Сподіваюся, з вами все добре".

5. 

   Перейдіть прямо до суті. Більшість офіційних електронних листів повинні швидко переходити до суті. Таким чином, у першому чи другому реченні вашого електронного листа має бути вказана причина, по якій ви пишете адресату. Пам’ятайте, будьте якомога стислішими, описуючи свою мету.
   • Наприклад, ви можете написати: "Я пишу цей електронний лист з проханням про допомогу у зв'язку з маркетинговою проблемою" або "Я надсилаю цей електронний лист, оскільки у мене виникають труднощі в класі, тому я хотів би отримати кілька пропозицій щодо читання, які можуть мені допомогти зрозуміти предмет ".