Зміст

• етапи
• Частина 1 Організуйте в часі та просторі
• Частина 2 Керування електронною поштою
• Частина 3 Управління часом
• Частина 4 Збереження фізичного та психічного здоров'я

У цій статті: Організація управління часом та простором Управління електронною поштою Управління часом підтримання фізичного та психічного здоров'я15 Посилання

Організація - це якість, яку прагнуть рекрутери, оскільки це одне з найкращих активів для забезпечення якісної роботи. Однак багато працівників стикаються з організаційними труднощами різної міри.Якщо ви є частиною цього, знайте, що є прості та ефективні рішення. дає кілька порад, щоб полегшити ваше професійне життя завдяки кращій організації.

етапи

Частина 1 Організуйте в часі та просторі

1. 
   

   
   Запишіть свою діяльність у газету. Знайдіть тиждень, щоб оцінити кожну свою діяльність під час поїздки. Цей типовий тиждень дозволить вам оглянути щоденні завдання. Ви зможете класифікувати їх відповідно до часу, який вони вимагають, та цілей, які дозволять вам досягти.

2. 
   

   
   Визначте свої піки продуктивності. Деякі люди активніші вранці, а інші ефективніше після обіду. Який би час був для вас найкращим, скористайтеся ним для виконання найважливіших і найскладніших завдань.

3. 
   

   
   Поставте пріоритетні завдання. Візьміть за звичку вести щоденник у паперовій чи цифровій формі. Перш ніж виїхати вночі або приїхати вранці, позначте найважливіші дії: доповідь потрібно скласти за короткий час, підготовку зустрічі ... Це дозволить вам приділити час і енергію, необхідні для кожного завдання, не розсіюючи вас. Тим не менш, залишайтеся достатньо гнучкими, щоб включати нові вимоги у разі зміни обставин. Якщо ви не впевнені у відносній важливості завдання, попросіть детальніше про це свого співробітника чи керівника.

4. 
   

   
   
   
   Швидко відправляйте невеликі завдання. Визначення пріоритетів не означає зволікання! Іншими словами, якщо у вас є неважливі, але легко досяжні завдання, не відкладайте їх на ніч. Потурбуйтеся про ці невеликі заходи якомога швидше, щоб ви могли зосередитись на найважливіших моментах.

5. 
   

   
   Організуйте робочу область. Незалежно від того, чи є у вас невеликий офіс чи реальна кімната, ваш простір повинен сприяти ефективній роботі! Безладний робочий простір може спричинити стрес і обмежити вашу продуктивність. Справа не в тому, щоб стати маніяком у туалеті! Ви просто повинні взяти звичку прибирати свій стіл.
   • Зберігайте робочу область. Позбавтеся від усіх файлів і сміття, які засмічують ваш офіс. На противагу цьому ретельно класифікуйте важливі частини. Зберігайте та очищайте свою робочу область, як тільки у вас з’явиться можливість: під час періоду діяльності, під час перерви, між двома завданнями ...
   • Чисто, як ви йдете. Таким чином, ви уникаєте накопичення паперів або шматок їжі на своєму столі.
   • Тримайте речі під рукою: телефон, ручка, килимок для паперу ... Організуйте робочу область, щоб зробити її максимально функціональною.

6. 
   

   
   
   
   Сплануйте свій день. Щоб ефективно організуватись, потрібно запланувати свої зустрічі, а також усі інші професійні завдання, такі як читання електронної пошти, написання звітів ... Наприклад, ви можете провести один-два дні на тиждень на зустрічі ви та решту тижня до інших своїх завдань. Не намагайтеся за будь-яку ціну заповнити порожні періоди. Скористайтеся можливістю відпочити або подумати над менш нагальними проблемами. Ці періоди низької активності також можуть передбачити очікуване.
   • Використовуйте календар або календар. Ви можете вибрати паперовий порядок денний, електронний календар або подібні додатки Анонси або Google Now.
   • Класифікуйте свою діяльність. Наприклад, ви можете класифікувати їх за типом (проект, подія, зустріч, перерва ...) або за порядком важливості. Виберіть систему, яка дозволяє вам з першого погляду бачити основні напрямки діяльності.
   • Оптимізуйте використання цифрових інструментів. Наприклад, прогноз може використовуватися як адресна книга, календар або список заходів, які потрібно виконати. Використовуючи той же інструмент для планування свого професійного життя, ви отримуєте ефективність.
   • Якщо можливо, делегуйте частину своєї роботи. Завантажити помічника із завданнями, які вам призначені, може бути важко або вимагати допомоги колеги. Однак це дозволяє переорієнтуватися на ті дії, якими ви можете займатися, та оптимізувати управління часом.

Частина 2 Керування електронною поштою

1. 
   

   
   Якщо можливо, заплануйте читання електронної пошти. Для деяких публікацій може знадобитися постійне з'єднання з вашими s. Якщо це не ваш випадок, не читайте свої електронні листи до запланованого часу протягом дня.

2. 
   

   
   Сортуйте свої листи. Позначте важливі бесіди та класифікуйте електронні листи відповідно до їх призначення, їх відправника ... Використовуйте функції, пропоновані компанією прогноз (папки та підпапки) або Gmail (етикетки).
   • Стерти s, як вони обробляються. Архівте важливі бесіди та електронні листи, які можуть вам знадобитися. Порожня скринька, яку прочитали та обробляли, може бути полегшенням наприкінці дня. Якщо ви зробите це правило, переконайтеся, що ви не поспішаєте з обробкою електронних листів.

3. 
   

   
   Оптимізуйте засоби спілкування. Незалежно від колег чи з партнерами, не обмежуйтесь розмовою електронною поштою. Миттєва розмова або просто телефон - бажані рішення для їх швидкості та контакту з людиною. Вони можуть заощадити ваш цінний час та заощадити на очікування вашої відповіді. Крім того, легше обмінюватися інформацією в нитці усного спілкування, ніж у письмовій формі.

4. 
   

   
   Обмежте несвоєчасні перерви в роботі. Протягом дня важливо робити перерви. З іншого боку, перебиваючи вас посеред завдання відповісти на телефон або колега, який проходить повз ваш стіл, порушує ваш робочий графік і витрачає час. Не ізолюючи себе повністю, не соромтесь закривати двері або залишати телефон на автовідповідачі. Як тільки ваше завдання буде виконано, відповідайте на різні запити. Однак, не робіть абсолютного правила, ризикуючи виявитися асоціальною чи недоступною!

5. 
   

   
   Використовуйте хмарні обчислення. Ця технологія дозволяє зберігати велику кількість інформації через віддалений сервер. Тому це недорого і покращує доступність даних. Таким чином, ви можете працювати з будь-якого пристрою за умови, що у нього є доступ до Інтернету. хмарні обчислення може покращити якість вашої роботи та управління часом, оскільки це дозволяє працювати швидше та ефективніше. Ця послуга зазвичай доступна у вигляді передплати, яку оплачує компанія. Не соромтеся запропонувати використовувати цю технологію для вашої послуги.

6. 
   

   
   Використовуйте функції, пропоновані пошуковими системами. Можливо, ви вже маєте звичку записувати та класифікувати сайти у своїх улюблених на особистій основі. Не соромтеся робити те саме в офісі, особливо якщо у вас є власний комп’ютер. Наприклад, корпоративні партнерські сайти або загальна інформація - це джерела, до яких вам потрібен швидкий доступ.

Частина 3 Управління часом

1. 
   

   
   Не намагайтеся виконувати більше одного завдання за раз. У світі, де панують інформаційно-комунікаційні технології, від працівників слід очікувати, що вони завжди будуть доступні та відповідати на всі запити одночасно. Всі експерти хочуть сказати, що це явище багатозадачність призводить, навпаки до зовнішності, втрату часу та якості роботи. Коли наш мозок насичений інформацією, він не встигає все проаналізувати. Таким чином, виконання декількох завдань одночасно збільшує стрес і знижує здатність аналізувати і концентруватися. Більше сенсу вирішувати одну проблему за один раз.

2. 
   

   
   Створіть свій власний графік. Крім встановлення конкретного порядку денного (зустріч, подія, зустріч ...), добре мати загальний графік вашого дня. Це дозволить передбачити піки активності та періоду відпочинку.
   • Деякі заходи, такі як роздуми над проектом або вивчення файлу клієнта, потребують концентрації та аналізу. Щоб підвищити свою ефективність, плануйте певний час, який потрібно витратити на цей вид діяльності. Якщо ви переміщуєте файли чи проекти, ваш інтелектуальний потенціал може знизитися, що робить вас менш ефективними. Аналогічно, більш виснажливі завдання, такі як читання пошти чи звіту, повинні бути обмежені у часі. В іншому випадку ви можете відчувати нудьгу та затримку чи затримку діяльності.
   • Дозвольте додатковий час для деяких заходів. Дійсно, зустрічі або зустрічі можуть зайняти більше часу, ніж очікувалося. Виходячи зі свого досвіду, включіть у свій графік часовий діапазон, більший, ніж оголошена тривалість події.

3. 
   

   
   Можна використовувати сигнал тривоги. Він може нагадувати вам про подію, сигналізувати про закінчення часу, відведеного на виконання завдання, або просто надати вам ритм роботи. Однак уникайте несподіваного дзвінка, оскільки це може підкреслити вас, не роблячи вас ефективнішими.

4. 
   

   
   Не виконуйте своїх завдань без поважних причин. Леннуй, втома, бажання піти з посади раніше ... все це погані причини відкласти діяльність. Прокрастинація - це справжня трата часу та ефективності. Однак ви повинні залишатися гнучкими. Якщо виникла несподівана подія (зустріч в останню хвилину, перегляд термінового файлу ...), зверніть увагу на те, що вам потрібно зробити, і продовжте свою діяльність пізніше. Ви також можете налаштувати альтернативне рішення. Наприклад, якщо ви не можете піти на зустріч, спробуйте налаштувати конференц-дзвінок.

Частина 4 Збереження фізичного та психічного здоров'я

1. 
   

   
   Робіть перерви. Як було сказано у статті, необхідно планувати періоди фізичного та інтелектуального відпочинку. Дійсно, робити перерву в другій половині дня, щоб робити те, чого ми не встигли зробити вранці, марно. Перерва дозволяє зробити крок назад, оцінити виконану роботу та обмінятися з колегами. Крім того, це допомагає краще організувати та підвищити продуктивність. Якщо ви перевантажені роботою, введіть у календарі період перерв, щоб не забути. При необхідності сплануйте сигнал тривоги.

2. 
   

   
   Висипайтеся. Про переваги сну завжди визнавали. І все ж багато працівників не спить достатньо. Налаштуйте розпорядок, щоб ви змогли повноцінно поспати сім-вісім годин.

3. 
   

   
   Не порівнюйте себе з колегами. У кожного є певна роль, яку він сприймає по-різному. Ефективний метод організації колеги не обов’язково буде для вас. Ви можете обговорити кращі практики, але вам потрібно знайти власну систему.

4. 
   

   
   Організація - це трудомісткий процес. Ваш графік буде встановлений під час роботи в компанії. Не намагайтеся будь-якою ціною слідувати своєму порядку денному та будьте гнучкими. Почніть з загальної організації (упорядкований офіс, розподіл часу між роботою та перервою ...), а потім поступово вдосконалюйте її.