Зміст

• етапи
• Частина 1 Підготуйте свої дані
• Частина 2 Структуруйте звіт
• Частина 3 Використання пунктильних формул

У цій статті: Підготовка данихСтруктурування звіту Застосування потужних формул17 Посилання

Залежно від важливості проектів, іноді необхідно звітувати щотижня, як у науково-дослідних проектах, стажуваннях або у сфері торгівлі та роздрібної торгівлі. Хороший тижневий звіт повинен дозволити менеджеру швидко оцінити хід проекту.

етапи

Частина 1 Підготуйте свої дані

1. 
   

   
   Визначте причину свого звіту. Щоб скласти щотижневий звіт, відповідний вашій ієрархії, з’ясуйте, чому вашому менеджеру потрібен звіт щотижня. Оскільки це не може утримати вас на своїй посаді, орієнтуйтеся на потреби, і ви будете виходити зі звітом про якість кожного тижня.
   • Більшу частину часу мета звіту полягає у наданні ситуації щодо прогресу проекту, що дозволяє керівникам приймати рішення на основі.
   • Беручи приклад торгівлі запасними частинами, менеджеру доведеться складати звіт про продаж за тиждень. Цей звіт буде використаний для оцінки продажів, пошуку поповнення, перегляду цін або розгляду акцій на певні продукти.
   • Зауважте, що складання звіту щотижня у рамках стажування чи дослідницького проекту дозволяє разом із вашим керівником чи репетитором побачити прогрес, досягнутий у досягненні цілей та поділитися тим, що ви виявили ,

2. 
   

   
   
   
   Знайте своїх читачів Щоб ефективно виконувати ваш звіт і добре реагувати на потреби, важливо, щоб ви знали свою аудиторію. Знайте, що якщо ви не знаєте, хто прочитає ваш звіт, ви не можете ставитись до того, що вас просять.
   • Знання, про кого йдеться у звіті, є важливим, оскільки ви не будете ставитися до цього питання однаково. Наприклад, якою б не була тема доповіді, ви не будете використовувати однакові слова для підліткової аудиторії та для групи експертів із тієї галузі, з якою ви хочете мати справу.
   • Маючи уявлення про те, хто буде читати ваш звіт, ви зможете дізнатися, скільки їхніх знань про тему, якою ви займаєтесь, у своєму щотижневому звіті. Якщо у вашому звіті обговорюється еволюція закону про Трудовий кодекс, а ваші читачі належать до юридичної фірми, спеціалізованої з трудового права, вам не потрібно буде вводити закон, і ви зможете безпосередньо подати зміни до закону. приходять. З іншого боку, для цього ж предмета, але з підприємцями, які стосуються цього закону і чия еволюція останнього спричинить серйозні зміни для їх професії, вам доведеться заглиблюватися в цю тему.
   • Будьте уважні, ваш викладач чи викладач не представляють вашу аудиторію, якщо вам доведеться написати документ у рамках дослідження, стажування чи будь-якої іншої вправи для навчання. Щоб визначити мету вашого звіту, подивіться, яка мета вашої роботи, а також врахуйте область вашого навчання.

3. 
   

   
   
   
   Визначте важливі елементи. Ваша аудиторія не буде читати ваш звіт в цілому, навіть якщо ви докладете зусиль, щоб бути стислими. Потрібно організувати це так, щоб ваші читачі бачили найбільш відповідні моменти. Розмістіть важливі елементи на початку свого звіту, щоб їх змогла прочитати ваша аудиторія.
   • Для опису порівняльного дослідження трьох подібних продуктів, щодо яких ви повинні дати свої висновки компанії, яка бажає придбати найкраще з трьох, представіть спочатку ту, яка здається вам найбільш цікавою. Потім ви можете розширити у своєму звіті, чому ви дійшли такого висновку.
   • Зазвичай на першій сторінці звіту даються висновки, рекомендації або результати проведеного дослідження. Решта сторінок звіту обґрунтовують вашу презентацію на першій сторінці. Ваші читачі зможуть переглядати їх, якщо відчують потребу.

4. 
   

   
   Прийміть заклинання, яке зарезервовано для вашого документа. Взагалі щотижневі звіти класифікуються без читання. Вони там просто для того, щоб відслідковувати хід діяльності. Тож, не хвилюйтесь, якщо вашу роботу читати не регулярно щотижня.
   • Будьте уважні, навіть якщо ви знаєте, що ваш звіт, ймовірно, не буде прочитаний, ви не повинні знижувати його якість. Не будьте млявими щодо змісту свого звіту. Залишайтеся фактичними та актуальними. Ви повинні зробити роботу гідною завдання, довіреного вам. Це професійне зобов’язання, яке ви повинні поважати.
   • Незважаючи на те, що ви будете нетерплячі писати звіт до рівня своїх навичок, вам доведеться бути пильними щодо елементів, які обов'язково будуть прочитані. Тому будьте обережні, щоб бути бездоганними щодо своїх рекомендацій, висновків чи результатів, які ви даєте.
   • Не уявляйте, що ваша ієрархія не читає ваші звіти через відсутність інтересу або неробства. Керівник знає, як приймати відповідні рішення, знаючи найважливіші елементи. Як результат, менеджер не буде читати тижневий звіт у повному обсязі, але триматиме його під рукою. Пізніше він може з тієї чи іншої причини глибше зацікавити певні моменти.

Частина 2 Структуруйте звіт

1. 
   

   
   Використовуйте бізнес-модель. Не рідкість компанія використовує свій власний формат щотижневої звітності. Крім того, менеджери, ймовірно, використовуються для отримання інформації із заздалегідь встановленої структури. Використовуючи інший формат звітності, ви можете порушити безперебійну роботу.
   • Зауважте, що важливість формату звіту видно, наприклад, у продажу. Зазвичай менеджер зазвичай роздивиться діаграму чи лінію, яка його цікавить, у щотижневому звіті. Якщо ви вирішите не слідувати тій моделі, яку використовує компанія, людям, яким потрібна інформація, доведеться її переглядати, щоб знайти потрібну інформацію.
   • Зверніться до людей, які можуть знати, чи є шаблон щотижневого звіту, наприклад, помічники виконавців. Таким чином, вам не знадобиться будувати модель. Дуже часто зустрічається, що компанії вже мають модель, відформатовану з уже встановленими таблицями, шрифтом, полями.

2. 
   

   
   Адаптувати надсилання звіту. Надішліть свій звіт, залежно від належних засобів. Якщо ви пересилаєте документ як додаток до одного, інформація буде представлена ​​інакше, ніж якщо ви подаєте звіт про папір.
   • Для надсилання звіту, вам доведеться подати у резюме. Таким чином, усі, хто її відкриє, будуть негайно поінформовані про зміст вкладеного файлу. Останній буде відкритий лише тим, хто хоче прочитати звіт.
   • Для презентації звіту на папері буде дуже важливою перша сторінка, щоб мати можливість знати, що це таке, та для його класифікації. Він повинен буде представити назву, навіть деякі вказівки, такі як дата, ім'я редактора та кількість сторінок.
   • Незалежно від того, яким чином ви надсилаєте звіт, вам потрібно буде написати ім'я автора на першій сторінці, оскільки двосторінкові сторінки можна змішувати з принтером. Пагинація повинна бути присутнім, наприклад, "X on Y", щоб будь-який читач міг переконатися, що він має всі сторінки звіту.
   • Важливо, щоб на кожній сторінці було вказано ім’я автора, тему, тиждень та сторінки. Ви можете ввести цю інформацію, наприклад, у заголовку сторінок звіту.

3. 
   

   
   Напишіть резюме. На початку свого звіту напишіть резюме, яке не перевищує двох абзаців. Не забудьте скласти речення, щоб викликати кожен заголовок вашого звіту. Зазвичай, якщо ви добре зробите свій підсумок, менеджер зможе зробити необхідні кроки для читання звіту, не зважаючи на звіт.
   • Написання резюме повинно бути простим та фактичним, щоб кожен читач мав змогу швидко розумітись. Не намагайтеся вживати занадто конкретні слова, навіть якщо ваші співрозмовники повинні їх зрозуміти.
   • Напишіть своє резюме після того, як ви детально закінчите писати звіт. Ви скажете мені, що важко узагальнити щось, що ще не написано. Однак ви можете спокусити використовувати елементи свого плану написання як підсумок. Не робіть цього! Буває, що під час написання елементи розвиваються.

4. 
   

   
   Впорядкуйте різні частини свого звіту. Після того, як ви зрозуміли, що є основою для написання вашого звіту, розробіть план, керуючись заголовками у своєму звіті, це дозволить вам краще зрозуміти написання вашого документа.
   • У звіті контролюйте перехід від однієї частини до іншої. Ви повинні мати можливість легко переходити з однієї частини в іншу. Читач не повинен втрачати нитку вашої демонстрації. Нарешті, напишіть свій документ, враховуючи визначену аудиторію.
   • Зазвичай у своєму звіті ви повинні мати: підсумок, вступ, рекомендації, результати, дискусії та висновки. Ви також можете мати список посилань та додатків для більш точного викриття елементів, коли це необхідно. Якщо ваш документ довгий, вам потрібно буде помістити зміст. Однак тижневий звіт не повинен бути занадто довгим.
   • Знайте, що кожна частина вашого звіту має стосуватися окремої теми. Абзаци, що складають частину, містять ідею. Тож для частини, яка виставляє смартфони, які купують підлітки, ви можете мати абзац для кожної марки телефону. У вас можуть бути два підрозділи: один для хлопчиків і інший для дівчаток. Не забудьте поставити чіткі заголовки до кожного з підрозділів. Потім зробіть абзаци, слідуючи за позначками для дівчаток та хлопців.

5. 
   

   
   Напишіть першу титульну сторінку. Залежно від тривалості звіту, може бути корисним написати першу сторінку із заголовком, своїм ім’ям, функцією та датою або невеликим описом мети цього звіту. Це стосується довгих звітів, для маленьких це робити не обов’язково.
   • Зауважте, що перша сторінка із заголовком, вашим ім’ям та іншими ідентифікаційними елементами є для полегшення архівації. Ця інформація на обкладинці звіту не є зведенням змісту.
   • Перевірте, чи є у вашій компанії стандартний формат покриття для щотижневих звітів. Якщо є тип першої сторінки, використовуйте її.
   • Нехай принаймні на титульній сторінці є чітка назва, ваше ім’я та ім’я осіб, які брали участь у підготовці цього тижневого звіту, також має бути вказана назва компанії, а також дата, яка повинна бути днем ​​написання або передачі звіту.

Частина 3 Використання пунктильних формул

1. 
   

   
   Добре визначте різні розділи. Явно називайте кожну частину та підрозділ, це чудова допомога для ваших читачів. Ви дозволите своїй аудиторії швидко знайти ту частину, яка їх цікавить, у щотижневому звіті.
   • Напишіть чіткі, але стислі заголовки для різних розділів та підрозділів. Це допоможе вашим читачам.
   • Якщо у вашому звіті відображаються покупки смартфонів, ви, наприклад, можете провести вечірку для чоловіків, жінок та підлітків. У кожній з цих трьох частин ви зможете створити підрозділи про періоди покупки, тенденції та найпопулярніші бренди.
   • Дотримуйтесь однакового стилю написання для всіх своїх назв. Якщо у вас є чоловіча гра під назвою "Купіть чоловічий хедшот", у вас може бути "Купіть улюблені жінки" для жіночої гри. Не пишіть, наприклад, заголовок "Купівля жіночої статі" для частини, що стосується них.

2. 
   

   
   Будьте зрозумілими і тверезими у своїх зауваженнях. Напишіть короткі та достатньо речення, які організовані навколо предмета, за яким слід дієслово та доповнення. Ваші читачі побачать, що ви контролюєте свій звіт, і довіритесь своїм висновкам та рекомендаціям.
   • Після того як ви закінчили писати документ, перечитайте його та видаліть те, що не корисно. Переконайтесь, що в кожній дії є актор. Щоб бути впевненим, що ви не забули драйвера для кожної операції, запитайте себе, хто робить що для кожного речення, яке викликає дію.
   • Видаліть повтори, які зважують вимовлені слова та вирази, такі як "з метою", "для" або "використання", які є марними.
   • Такий спосіб написання може здатися вам непривабливим. Скажіть собі, що мета вашого звіту - не відволікати увагу, а щотижня повідомляти про тему, щоб ваша аудиторія могла приймати рішення.

3. 
   

   
   Будьте чесними та фактичними у тому, що пишете. Коли ви пишете рекомендації у своєму звіті, переконайтеся, що вони ґрунтуються на перевірених та перевірених фактах. Не дайте порад щодо особистого враження, а щодо конкретних фактів словами, які не викликають сумнівів у читача.
   • Не використовуйте слова, прикметники та вирази, які негативно чи позитивно впливатимуть. Покладайтеся на фактичні елементи.
   • Наприклад, у вас може бути звіт, який ви пишете щотижня про продаж смартфонів зі свого магазину, який є частиною мережі магазинів. У своєму звіті ви можете дати рекомендацію одному з продавців щодо акції. Для цього не сприймайте речі, засновані на емоційному аспекті, наприклад, "їй дуже приємно з клієнтами", який є суб'єктивним. Наведіть підтверджувані факти, такі як "У неї найкращі показники продажів більше року", щоб підтримати вашу пропозицію.

4. 
   

   
   Використовуйте потужні дієслова. Пишучи свій звіт, подумайте про використання дієслів, коли це необхідно, щоб зрозуміти, що це дія. Дотримуйтесь вживання сильних дієслів, які чітко показують, що це дія.
   • Віддайте перевагу дієвим дієсловам на зразок "використовувати", а не "використовувати", щоб представити дію, яку потрібно зробити.
   • Відбивні дієслова вживаються, як і дієслова, вірити, думати, думати, знати. Однак їх вплив слабший, ніж дієслово дії. У деяких випадках буде цікавіше переглянути вашу фразу, засновану на рефлексії, наприклад "Я думаю, що продажі будуть важливішими в кінці року". Замість цього звороту фрази напишіть натомість: "читаючи цифри останніх трьох років, продажі будуть вищими за останні два місяці року". Не забудьте підтримати ваші коментарі щодо доведених фактів.
   • Шукайте написання, яке приносить дії. Перегляньте звіт і видаліть стільки прийменників і слів, які закінчуються на "іон", які ви можете замінити дієсловами. Таким чином, "консенсус думок" можна замінити на "консенсус" і так само, як "захистити" цікавіше, ніж вираз "забезпечує захист".

5. 
   

   
   Максимально поширюйте використання пасивного голосу. Використовуючи пасивний голос, ви ховаєте актора і виділяєте дію. На думку конуса (дипломатичного, політичного), пасивний голос є надбанням. Однак це дає менш чітке e і вносить певну плутанину.
   • Знайте, що активний голос дає змогу висунути актора реалізованої дії і в очах читача пілот дії чітко визначений. Для кращого уявлення візьмемо для прикладу газетну статтю про порятунок дитини від утоплення. Якщо інформація подається так: «дитина, яка зайшла занадто далеко, вже не могла повернутися на пляж. Керований течією, він швидко втомився. Нарешті його врятували від потопаючого, що маячив. У цьому уривку ми розуміємо, що дитину врятували, але ми не знаємо, хто здійснив цю дію. Змінюючи останнє речення, таким чином: "нарешті, керівник купання, П'єр Кікул, швидко реагує і пішов забирати дитину, перш ніж вона потоне", ми відразу бачимо, хто є автором акт відваги.
   • Зауважте, що активний голос важливий для представлення дій, які можуть мати негативні наслідки. У вашому звіті, якщо ви помітите, що "відбулися помилки", менеджер, який прочитає це, захоче дізнатись автора неприємності, щоб мати змогу обрізати її у разі потреби. Зауважте, що якщо ви зробили диваку, модно так сказати. Більше того, відомо, що будь-яка помилка наполовину прощається.
   • Якщо ви хочете видалити речення, які є в пасивному голосі, знайдіть дієслова «бути», а потім визначте дію в реченні. Потім визначте актора і перефразуйте речення, щоб викласти його.

6. 
   

   
   Використовуйте найкращу презентацію відповідно до інформації. У звіті дуже корисно використовувати таблиці або графіки для передачі певної інформації. Цей спосіб передачі даних часто набагато ефективніший, ніж абзац, який би їх представляв.
   • Візьміть правильний візуальний інструмент у своєму звіті, щоб представити аудиторії елементи, і це повинно бути однією з цілей, щоб досягти при написанні звіту.
   • Наприклад, можна проілюструвати гістограмою еволюцію продажів смартфонів за той же тиждень, але в різні роки. Для читача інформацію, надану у графічній формі, буде набагато простіше зрозуміти, ніж якби ви представили її в таблиці, в якій він повинен був переглянути номери, щоб побачити відмінності. Тоді як графік дозволяє відразу побачити ситуацію.
   • Зрозумійте, що ми все швидше збираємо візуальні зображення, коли вони добре представлені. Переконайтеся, що ваші дані добре представлені та правильно розміщені на сторінках. Використовуйте діаграми та таблиці лише тоді, коли вони підтримують ваші висновки та рекомендації.

7. 
   

   
   Не використовуйте голосні слова. Залежно від галузі чи робочого місця існують жаргони або вирази, які зазвичай використовуються. Не намагайтеся повторити їх у своєму звіті, вони не допоможуть передати той, який ви хочете надіслати у своєму щотижневому звіті.
   • Складіть список найпоширеніших слів у вашій галузі. Потім, закінчивши писати звіт, виконайте пошук тих слів у своєму звіті, щоб замінити їх, коли це стане в нагоді.
   • Подумайте про свою аудиторію, якщо ви використовуєте занадто багато пов’язаних слів, це не обов'язково означає, що ви поінформовані про свою галузь. Це може бути навіть навпаки. Зауважте, що чиновники, які часто старші, ніж ви бачили, прибувають, а потім залишають багато мовних слів. Отож, краще уникати вживання слів, які не демонструють вашої цінності, і це може змусити вас виглядати лінивим або намагатися бути поміченим.
   • Переконайтеся, що ви не вживаєте надто складних слів. Незалежно від рівня специфіки чи технічності вашого сектору діяльності, робіть просту та зрозумілу. Отже, для звіту про еволюцію закону не використовуйте всі юридичні терміни у своєму документі.

8. 
   

   
   Зробіть коректуру. Не забудьте закінчити звіт досить рано, щоб можна було прочитати його ще раз. Якщо у вас багато граматики та помилок введення тексту, крім того, що турбують читача, ви будете відображати поганий образ про себе.
   • Використовуйте перевірку орфографії та граматики свого програмного забезпечення для електронної обробки, але не сподівайтеся, що він виправить усі помилки. Цей інструмент залишається досконалим. Він опустить помилки ударів, наприклад "мигдаль" замість "тонкий" (гомофон).
   • Повторіть з кінця звіту до початку. Ця методика допоможе вам помітити помилки, яких ви не бачили б в іншому напрямку через звичку суб'єкта. Ви можете пропустити слова, які ваш мозок дав би вам, поки їх немає в е. Цей метод коректури може допомогти подолати подібні проблеми.
   • Прочитайте документ вголос. Читаючи ваш звіт, ви зможете побачити, чи є частини, на яких читання не є текучим, чи поворот речень не приносить ідеї, як ви її уявляли. У ваших читачів буде така ж проблема, переробляйте ці частини, щоб «краще звучати» у вусі.