Зміст

• етапи
• Частина 1 Почніть лист
• Частина 2 Напишіть тіло листа
• Частина 3 Закінчіть лист
• Частина 4 Завершення листа

У цій статті: Почніть буквуЗнижуйте основу буквиЗаповніть буквуЗнайдіть букву14 Посилання

Вам потрібно написати комерційний лист? Взагалі, такі букви відповідають загальновідомій та простій у застосуванні структурі, яка адаптується до різноманітного змісту. Діловий лист завжди повинен бути датований. Крім того, він повинен містити кілька абзаців та інформацію про відправника та одержувача. Напишіть своє та внесіть необхідні зміни, якщо необхідно, щоб відповідати стандартам, встановленим вашою компанією.

етапи

Частина 1 Почніть лист

1. 
   

   
   Ознайомтеся з компонуванням. Незалежно від змісту вашого листа, ви повинні застосовувати певні правила викладу. Комерційні букви повинні бути набрані. Використовуйте загальний шрифт типу "Arial" або "Times New Roman". Якщо можливо, виберіть вкладені абзаци, що еквівалентно початку кожного нового абзацу натисканням клавіші двічі. запис і не балуйте.
   • Залиште запас 2,5 см з усіх чотирьох сторін.
   • Цифровий діловий лист повинен бути складений із використанням загального шрифту. У професійному електронному листі не використовуйте скорочувальний або електронний колір, відмінний від чорного та білого.

2. 
   

   
   Виберіть відповідний папір. Е повинні бути надруковані на аркуші формату А4. Якщо ви живете в США, використовуйте папір розміром 216 мм × 279 мм або 8,5 "× 11". Деякі великі контракти можуть бути надруковані на аркушах законного розміру (216 мм × 356 мм).
   • Якщо ви друкуєте лист, щоб надіслати його, подумайте про використання паперу, який містить голову компанії. Це надасть вашому листу офіційний штрих, оскільки читач побачить логотип та контактну інформацію вашої компанії.

3. 
   

   
   
   
   Введіть інформацію про компанію. Введіть назву та адресу компанії, записуючи кожен пункт адреси в окремий рядок. Якщо ви працюєте від свого імені, додайте своє ім’я замість назви компанії чи вище.
   • Якщо у вашої компанії є готовий до використання заголовок, ви можете використовувати його замість того, щоб самостійно вводити дані.
   • Якщо ви вводите адресу самостійно, обґрунтуйте її ліворуч або праворуч у верхній частині сторінки, залежно від ваших уподобань чи інструкцій компанії.
   • Якщо ви відправляєте лист за кордон, напишіть назву країни великими літерами.

4. 
   

   
   Укажіть дату. Для більшої строгості напишіть повну дату. Наприклад: "1 квітня 2012 року". У листі, представленому французькою мовою, місце та дата мають відображатися у верхньому правому куті сторінки.
   • Якщо написання вашого листа тривало кілька днів, вкажіть дату, коли ви закінчили лист.

5. 
   

   
   
   
   Додайте інформацію одержувача. Введіть повне ім’я одержувача, назву, якщо це можливо, назву та адресу компанії. Ця інформація повинна відображатися в цьому порядку, з кожним пунктом в окремому рядку. Якщо необхідно, включіть довідковий номер. У листі, представленому французам, інформація про одержувача повинна бути вказана праворуч, на кілька рядків нижче дати.
   • Щоб отримати відповідь безпосередньо, бажано звернутися з листом до конкретної людини. Проведіть невелике дослідження, якщо ви проігноруєте ім’я одержувача. Зверніться до компанії, щоб дізнатися ім’я та назву відповідної особи.

6. 
   

   
   Виберіть форму дзвінка. Ця формула служить для вираження вашої поваги до одержувача. Ви виберете свою формулу залежно від того, знаєте ви свого сусіда чи ні. Ви також врахуєте ступінь знайомства чи формалізму ваших стосунків. Вивчіть варіанти в наступному списку.
   • Використовуйте вираз "Кому право:" тільки якщо ви точно не знаєте, до кого звернутися зі своїм листом.
   • Якщо ваші стосунки з одержувачем є поверхневими, найкраще використовувати "сер" або "мадам", щоб уникнути диваків.
   • Ви також можете вказати назву одержувача, наприклад: "Містер директор".
   • Якщо ви дуже добре знаєте одержувача і якщо ваші звіти знайомі, ви можете скористатись більш особистою формулою, наприклад, "Моя дорога Сюзанна".
   • Якщо у вас є сумніви щодо статі одержувача, скористайтеся формулою: "Пані, панове".
   • Не забудьте поставити кому після виклику або формули двокрапки (:) після виразу «Кому це правильно».

Частина 2 Напишіть тіло листа

1. 
   

   
   Прийміть відповідний тон. Згідно відомої приказки, час - це гроші, і більшість бізнесменів ненавидять витрачати свій час. Тому ваш лист повинен бути написаний коротким і точним тоном. Полегшіть читання, перейшовши прямо до пункту і почавши з стислого абзацу.Наприклад, завжди можна починати з такого речення: "Я пишу про ...".
   • Уникайте квіткових переходів, помпезних слів або довгих звивистих речень. Натомість шукайте найосновніше якомога швидше і чіткіше.
   • Прийняти переконливий стиль. Швидше за все, ваша мета - переконати свого читача зробити щось, передумати, виправити проблему, заплатити рахунок або вжити заходів. Отже, викрийте свою точку зору з переконанням.

2. 
   

   
   Вживайте особові займенники Цілком правильно використовувати в комерційному листі особисті займенники Я, нам і ви, Коли йдеться про себе, вживайте особовий займенник Я, Ви будете використовувати особистий займенник, ви поговорити про одержувача.
   • Будьте уважні, коли пишете лист від імені організації. Якщо ви представляєте точку зору компанії, ви повинні використовувати особисте займенник нам, Таким чином, читач дізнається, що мова йде про точку зору компанії. Якщо ви висловлюєте власну думку, використовуйте Я .

3. 
   

   
   Будьте чіткими і стислими. Повідомте свого читача саме про тему вашої промови, адже він відповість вам швидко, лише якщо ваш лист чистий, як вода скелі. Зокрема, ви повинні однозначно вказати, чи хочете ви, щоб одержувач вам щось подарував чи діяв у певному напрямку. Поясніть свою позицію якомога коротше.

4. 
   

   
   Використовуйте активний голос. Описуючи ситуацію або роблячи запит, обов'язково використовуйте активний голос, а не пасивний голос. Ви ризикуєте бути неоднозначним чи безособовим, якщо це виражено пасивним голосом. Крім того, активний голос простіший і йде прямо до точки. Ось два приклади.
   • Пасивний спосіб: "Ваші сонцезахисні окуляри не розроблені або виготовлені з урахуванням сили. "
   • Активний шлях: "Ваша компанія розробляє та виготовляє сонцезахисні окуляри, не звертаючи уваги на їх міцність. "

5. 
   

   
   Будьте розслабленими, якщо необхідно. Листи люди пишуть іншим людям. Якнайбільше уникайте стандартних букв, адже ви не зможете побудувати стосунків з кимось, надіславши їм стереотипний лист. Однак уникайте розмовних або жаргонних виразів, таких як "треба сказати" за "треба визнати" або "гроші" за "гроші". Дотримуйтесь професійного стилю, але доброзичливого та доброзичливого.
   • Якщо ви дуже добре знаєте одержувача, можна включити добру формулу, щоб висловити своє привітання.
   • Використовуйте здоровий глузд, щоб визначити аспекти вашої особистості, які ви розкриєте. Іноді трохи гумору справді полегшує ділові стосунки, але будьте уважні, перш ніж розповісти анекдот.

6. 
   

   
   Будьте ввічливі. Ви повинні бути, навіть якщо ви пишете скаргу чи лист-скаргу. Вивчіть позицію адресата та запропонуйте йому в приємному та привітному тоні зробити в розумних межах все, що можете.
   • Наприклад, нечесна скарга може бути записана так: "Я думаю, що ваші сонцезахисні окуляри настільки бідні, що я вирішив більше не купувати. З іншого боку, ввічлива претензія виглядала б так: "Я розчарований у ваших сонцезахисних окулярах, і я вирішив запастись іншим постачальникам у майбутньому. "

7. 
   

   
   Використовуйте a друга сторінка під заголовком додаткових сторінок. Більшість ділових листів повинні бути стислими для розміщення на одній сторінці. Але якщо ваш лист довший, наприклад, контракт чи юридичні висновки, вам можуть знадобитися додаткові сторінки. Використовуйте a друга сторінка заголовок, зроблений з того ж паперу, що і перша сторінка, але зазвичай із скороченою адресою.
   • Напишіть номер сторінки на другій та наступних сторінках у верхній частині сторінки. Ви також можете вказати ім'я одержувача та дату.

8. 
   

   
   Зв’яжіть все. В останньому абзаці підведіть підсумки пунктів, до яких ви звернулися в тілі листа, і чітко зазначте свій план дій або те, що ви очікуєте від одержувача. Запропонуйте йому зв’язатися з вами, якщо у вас є якісь питання або проблеми. Дякуйте одержувачу за увагу, яку він надав до розглядуваного листа чи питання.

Частина 3 Закінчіть лист

1. 
   

   
   Виберіть форму ввічливості. У висновку, як і у формах звернень, слід проявити повагу та формалізм. Ви можете обрати, не ризикуючи обдурити себе, формулу, таку як: "будь ласка, повірте (сер) на запевнення мого шановного розгляду" або "прошу висловити (сер) вираз моїх відданих почуттів. Аналогічно, якщо це електронний лист, подумайте про використання фраз, таких як "сердечно", "з повагою" або "щиро", які є менш формальними, але прийнятними.

2. 
   

   
   Підпишіть лист. Перейдіть до чотирьох рядків, перш ніж підписувати підпис. Роздрукуйте свій лист перед його підписанням. Краще використовувати синю або чорну фарбу. Якщо ви надсилаєте свій лист електронною поштою, скануйте свій підпис і поставте зображення у відповідній частині листа.
   • Якщо ви підписуєте лист від імені іншої людини, напишіть «p. р. : »Перед вашим підписом. Це абревіатура виразу "через проксі", що означає "замість" або "в імені".

3. 
   

   
   Введіть своє ім’я та контактну інформацію Під своїм підписом введіть своє ім’я, назву, номер телефону, електронну адресу або іншу відповідну контактну інформацію. Запишіть кожен елемент у незалежний рядок.

4. 
   

   
   Додайте ініціали машиністки. Якщо лист було набрано кимось, окрім автора, ви можете додати ініціали цієї особи під накладкою для підпису. Іноді деякі компанії просять включити ініціали автора листа, щоб легше знайти людей, які брали участь у розробці листа.
   • Якщо ви знайшли лише ініціали машиністки, запишіть їх в малі регістри, наприклад: mj.
   • Якщо ви включаєте авторські, використовуйте великі літери, зберігаючи ініціали друкарки в малі, наприклад: RW: mj. Можна відокремити два ініціали косою рисою, наприклад: MW / mj.

5. 
   

   
   Вкажіть додатки. Якщо ви додали частини до свого листа, напишіть характер цих частин, кілька рядків під своїми координатами, вказуючи кількість та тип деталей. Наприклад, напишіть: "Додаток (2): форма, брошура".
   • Ви також можете скоротити вираз "Додатки", написавши "P. j".

6. 
   

   
   Введіть імена одержувачів. Якщо ви надсилаєте копію листа іншій особі, ви повинні згадати її в листі, написавши абревіатуру "cc" під рядком "Attachments", а потім ім'я та назву особи. Ця абревіатура означає «копія люб’язно». Це також абревіатура виразу "справжня копія", коли букви друкували з вуглецевого паперу.
   • Наприклад, напишіть: "cc: Марі Мартін, директор з маркетингу".
   • Якщо ви додасте більше одного імені, виставте друге ім’я під першим, але без "cc:"

Частина 4 Завершення листа

1. 
   

   
   Виправте лист. Макет є ключовим елементом, що відображає ваш професіоналізм. Але ви повинні виправити свої помилки, щоб довести одержувачу, що ви здатний та відповідальний. Запустіть перевірку орфографії програмного забезпечення для електронної обробки, але також уважно прочитайте свій лист, перш ніж надсилати його.
   • Переконайтеся, що лист чіткий і стислий. Чи є абзаци, що містять більше трьох-чотирьох речень? Якщо це так, спробуйте видалити непотрібні речення.
   • Якщо лист є надзвичайно важливим, подумайте просити когось із своїх друзів чи колегу прочитати його для вас. Іноді свіжий погляд може помітити помилки або помилки, які ви можете не помітити.

2. 
   

   
   Не дряпайте свого листа. Якщо у вас кілька сторінок, не зшивайте їх. Якщо ви хочете підтримувати свої сторінки в порядку, можете прикріпити їх верхньою лівою скріпкою для паперу.

3. 
   

   
   Опублікуйте лист. Якщо ви відправляєте лист поштою, використовуйте конверт комерційного розміру. По можливості візьміть конверт із логотипом компанії. Правильно запишіть адресу відправника та адресата. Складіть лист навпіл, щоб адресат спочатку розгорнув верхній клаптик, а потім нижній. Переконайтеся, що ви отримаєте достатньо свого листа, перш ніж надсилати його.
   • Якщо ви вважаєте, що ваш текст безладний і не відповідає вашій професійній компетентності, введіть адреси за допомогою програмного забезпечення для обробки електронної пошти та надрукуйте їх на конверті разом із принтером.
   • Якщо лист є надзвичайно важливим або терміновим, подумайте, чи буде він доставлений службою.
   • Якщо ви хочете надіслати його електронною поштою, конвертуйте його у формат "HTML" або PDF, щоб продовжувати форматування. Однак найкраще надіслати лист, надрукований на папері.