Зміст

• Кроки
• Питання та відповіді спільноти

Інші розділи

Законодавство часто вимагає корпоративних протоколів. Багато штатів вимагають від корпорацій та інших суб'єктів господарювання ведення протоколів зборів акціонерів або директорів. Корпоративні протоколи також можуть бути ключовими у певних судових процесах, особливо там, де директори подаються до суду за їхні ділові рішення. Щоб правильно скласти протокол, під час наради потрібно робити детальні нотатки. Тоді вам слід якнайшвидше сісти, щоб скласти протокол. Перш ніж протоколи стануть остаточними, Раді директорів, ймовірно, потрібно буде їх затвердити.

Кроки

Частина 1 з 3: Конспектування під час зустрічі

1. 

   Зверніть увагу на деталі зустрічі. Перед тим, як брати участь у засіданні, ви можете записати необхідні подробиці про засідання, які ви повинні включити у свій набраний протокол. Зверніть увагу на таке:
   • повне найменування вашої компанії
   • дата та час зустрічі
   • місце проведення зборів

2. 

   
   
   Запишіть, хто відвідує. Вам знадобиться повний список людей, які відвідують зустріч. Також запишіть тих членів, які відсутні. Включіть усіх запрошених гостей або консультантів.
   • Зверніть увагу на будь-які пізні прибуття або час, коли хтось рано залишає зустріч.
   • Також запишіть, хто проводить засідання та чи був кворум.

3. 

   
   
   Запишіть мету зустрічі. Існує багато причин, чому у вас буде зустріч. Деякі з найпоширеніших причин:
   • щорічні збори директорів та акціонерів
   • наради для визначення найму співробітників
   • засідання для обговорення компенсації
   • оголошення нових офіцерів
   • випуск акцій
   • обговорення фінансової діяльності, наприклад, нового банку або кредитної лінії

4. 

   
   
   Зверніть увагу, чи приймались попередні протоколи. Як правило, першим пунктом порядку денного буде прийняття протоколу попереднього засідання. Ви повинні були розподілити їх усім заздалегідь. Запишіть голосування.
   • Якщо хтось заперечує проти протоколу, може розпочатися дискусія. Якщо вам потрібно внести зміни, то зверніть увагу, що ви повинні змінити.

5. 

   Робіть нотатки обговорення з питань порядку денного. Корпоративні протоколи також повинні містити короткий виклад обговорення кожного пункту порядку денного. Ви повинні ретельно підбирати слова, коли записуєте те, що говорять люди. Ви хочете бути точним, тому уважно слухайте.
   • Уникайте спроб знищити транскрипцію від слова до слова. Наприклад, хтось може протягом п'яти хвилин доводити, що запропонована політика неправильна для бізнесу. Досить зазначити, що вони не погодились із політикою, та коротко визначити причину.
   • Зверніть увагу, які документи переглядають присутні. Запишіть назву документа та його дату. Також у вас повинна бути копія документа для додавання до протоколу.

6. 

   Запишіть голосування за пункти. Якщо засідання передбачає голосування з питань порядку денного, тоді протокол повинен відображати голосування. Також зверніть увагу на тих, хто утримався (люди, які відмовляються голосувати).
   • Як правило, більшість резолюцій приймаються одноголосно. Однак слід зазначити імена будь-яких незгодних.
   • Наприклад, ви можете написати: «Резолюція прийнята. Інакомислення: Джонс. Утримався: Матерс, Джонсон ".

7. 

   Запишіть перерву. Запишіть час, коли особа, яка проводила зустріч, оголосила перерву. Якщо члени обговорювали, коли відбудеться наступне засідання, то також зверніть увагу на цю інформацію.
   • Наприклад, ви можете написати: «Наступна зустріч була призначена на 1 липня 2016 року, час і місце буде визначено. Засідання було перервано о 18:16 ».

Частина 2 з 3: Введення ваших хвилин

1. 

   Наберіть хвилини якомога швидше. Можливо, ви робили рукописні нотатки, сидячи на зборах. Навіть якщо ви набирали свої нотатки, ви могли б зловити лише фрагменти речень. Як можна швидше, сідайте і набирайте більше повних хвилин.
   • Не забувайте використовувати стандартну граматику та доповнювати речення. Наприклад, «пан Сміт заперечив проти нової кредитної лінії ”є прийнятним. "Сміт ні в кредит" не є.
   • У мережі доступні шаблони корпоративних зустрічей. Можливо, ви захочете поглянути на них, якщо вам потрібна допомога у з’ясуванні того, як організувати свої хвилини.

2. 

   Визначте, коли проводилась нарада. У верхній частині сторінки вкажіть де, коли та хто брав участь або був відсутнім. Також зверніть увагу на всіх гостей та тих, хто записав протокол зустрічі.
   • Наприклад, ви можете написати: «Протокол чергового засідання ради директорів компанії ABC, що відбулося 22 січня 2017 року на Корпоративній авеню 1245. Присутні такі режисери: Абрамс, Джонс, Сміт, Калверт, Боно. Відсутні такі директори: Клінтон. Присутні були такі гості: Майкл Меттьюз, CPA. Протоколи записані Дж. Алленом ».

3. 

   Зверніть увагу, коли нараду було призначено на замовлення. Держава, яка скликала зустріч на замовлення і визнала наявність кворуму. Також вкажіть час.
   • Наприклад, «Голова Абрамс скликав порядок засідання о 18:15 вечора та зазначив наявність кворуму. Він представив гостей ».

4. 

   Вкажіть, чи були прийняті попередні протоколи. Наприклад, ви можете написати: «За поданим рухом, відрядженим та здійсненим, Рада затвердила дату, розподілену раніше».

5. 

   Зверніть увагу на будь-які подані звіти чи презентації. Деякі доповіді даються на кожній зустрічі. Однак, можливо, ви також мали спеціальну презентацію, пов’язану з пунктом порядку денного. Визначте наступне:
   • Хто проводив презентацію чи звіт. Також визначте їх назву. Деякі презентації проводяться гостями, і протокол повинен повністю відображати їх особистість.
   • Про що йшла презентація чи звіт.
   • Чи відповідав ведучий на задані запитання.
   • Якщо рада була запропонована для прийняття доповіддю, зверніть увагу на те, чи проводилось обговорення та чи вона була прийнята. Наприклад, «Після короткого обговорення питань було внесено пропозицію прийняти фінансовий звіт, який був відряджений та прийнятий».

6. 

   Підсумуйте обговорення питань порядку денного. Можливо, Правління вирішило б прийняти резолюцію або вжити заходів щодо іншого пункту порядку денного. Ви повинні підвести підсумки дискусії членів. Також зверніть увагу на голосування по кожному пункту.
   • Використовуйте просту мову. Уникайте зайвих слів та прикметників, які захаращують хвилини. Наприклад, «пан Сміт не погодився з пані Джонс ", кращий за" Містер Сміт наполегливо не погодився з пані Джонс ".
   • Правильно визначати документи, які відвідувачі переглядають. Наприклад, “Рада схвалила запропоновані доповнення до політики конфлікту інтересів” неясна. Натомість визначте документ: «Рада одноголосно схвалила пропозицію„ Додавання до звітування про конфлікти “від 1 червня 2016 року, копія якої була роздана перед засіданням».

7. 

   Надайте повніші примітки щодо важливих пунктів порядку денного. Деякі пункти корпоративного порядку денного важливіші за інші. Вони важливі, оскільки майбутні судові позови можуть виникнути за рішенням ради. Адвокати та судді поставляться до ваших протоколів як до точного зображення того, як діяла колегія. Для захисту дошки слід надати більше деталей.
   • Злиття та поглинання, викуп акцій та інші важливі рішення вимагатимуть деталей. На директорів можуть подати позов за неналежне здійснення своїх ділових суджень.
   • Члени ради часто повинні проконсультуватися з експертами або переглянути звіти / дослідження, перш ніж приймати рішення в цих областях. У ваших протоколах повинно відображатися, що було зроблено презентацію експерта або що ви розподілили дослідження або звіти членам ради перед початком засідання.
   • Слід також зазначити, що достатньо часу було приділено обговоренню, і що рада діяла ділово.
   • Зверніть увагу, чи обговорювала комісія альтернативи запропонованому напрямку дій. Підсумуйте, чому рада відхилила або прийняла альтернативний варіант дій.

8. 

   Додайте інформацію, що залишилася. Зверніть увагу на наступне, де це можливо, у хронологічному порядку, в якому вони відбулися на засіданні:
   • Оголошення. Голова або інші члени могли робити оголошення про майбутні засідання чи інші питання.
   • Виконавча сесія. Вкажіть, чи пішла рада на виконавче засідання після від’їзду персоналу та гостей.
   • Перерва. Наприклад, ви можете написати: "Немає додаткових справ, зустріч була перервана на 19:55".

9. 

   Поширіть свій чорновий протокол. Ваш проект потрібно переглянути.Дотримуйтесь політики вашої корпорації. Наприклад, вам може знадобитися показати свій проект генеральному раднику або фінансовому директору. Вони можуть робити коментарі, які ви повинні включити.
   • Тоді вам може знадобитися розповсюдити проект ширшій групі керівництва, яка також може мати коментарі.
   • Нарешті, ви роздасте протокол повній комісії, оскільки вони будуть голосувати за протокол наступного засідання.

10. 

    Уникайте внесення змін до останніх хвилин. Після затвердження комітетом протоколи є остаточними. Слід уникати внесення змін до них. Деякі експерти пропонують вам вносити незначні зміни, наприклад, виправляти орфографічні помилки. Однак насправді немає потреби виправляти помилки друку та інші крихітні помилки, якщо вони не заважають комусь зрозуміти написане.
    • Ніколи не слід міняти нічого суттєвого. Якщо член правління хоче внести зміни до затвердженого протоколу, повідомте про це голові ради.

11. 

    Зберігайте схвалені хвилини. Вам не потрібно подавати корпоративні протоколи до штату. Тим не менш, ви, мабуть, повинні зберігати їх разом з іншими корпоративними документами, такими як статутні акти та статут. Зберігайте протокол щонайменше сім років або, можливо, необмежено довго, залежно від вашої внутрішньої політики.
    • Якщо ваші протоколи включали документ за допомогою посилання, додайте документ.
    • Вам також слід відкинути всі чернетки своїх протоколів після прийняття остаточної версії. Можливо, вам доведеться також видалити резервні електронні версії протоколу.

Частина 3 з 3: Підготовка до зустрічі

1. 

   Повідомте правильних людей про зустріч. Якщо у вас є збори акціонерів, ви повинні повідомити про це всіх акціонерів. Якщо ви проводите засідання директора, ви повинні повідомити про це всіх директорів.
   • І акціонери, і директори можуть відмовитись від вимоги попередження. Однак вони повинні були підписати форму відмови. Перевірте, чи є такі, та надішліть належне повідомлення тим, хто цього не зробив.

2. 

   Поширюйте пакети зустрічей. Кожному учаснику буде потрібен однаковий набір інформації, щоб він міг проінформовано проголосувати на засіданні. Вам слід створити пакет інформації та розповсюдити. Включіть наступне:
   • протокол попередньої зустрічі
   • звіти або документи для ознайомлення перед засіданням

3. 

   Виберіть свій прилад для письма. Як особа, яка робить нотатки, вам слід вирішити, як ви хочете записати їх на зустрічі. Як правило, люди все ще пишуть нотатки від руки, хоча ви можете користуватися ноутбуком.
   • Якщо ви користуєтеся ноутбуком, будь-які чернетки зберігатимуться в електронному вигляді. Це означає, що хтось може отримати їх у судовому процесі. Відповідно, вам слід добре подумати, перш ніж брати хвилини за комп’ютером.
   • Клацання клавіш комп’ютера також відволікає увагу, про що вам слід пам’ятати.
   • Запитайте свого голову, чи вони вважають за краще, щоб ви брали хвилини на руки або з ноутбуком.

Питання та відповіді спільноти

Що я повинен вносити в протокол, якщо мені довелося вийти з кімнати і пропустити розділ?

Ви можете просто написати, що ви покинули кімнату під час цієї частини зустрічі. У майбутньому, якщо вам доведеться вийти, попросіть когось іншого вести облік сказаного для вас.

Хто повинен підписати протокол?

Зазвичай секретар ради директорів підписує протокол ради. У деяких випадках і секретар, і голова ради підписували б. Перевірте статут та статут.

Який правильний спосіб відновити протоколи, які не велися роками?

Я пройшов бухгалтерську діяльність, щоб нагадати мені про прийняті рішення та відповідні дати. Ви також можете поговорити з учасниками та подивитися, що вони згадують, можливо, хтось навіть робив нотатки.

• 
  
  Чи можна складати протоколи іспанською мовою, якщо іспанська мова є мовою зустрічі? Відповідь
• 
  
  Які слова слід використовувати при написанні протоколів? Відповідь