Автор:
Robert White
Дата Створення:
6 Серпень 2021
Дата Оновлення:
12 Травень 2024
Зміст
Ми всі знаємо, що важливо бути організованою на роботі; навіть незважаючи на це, це безкінечна битва для багатьох людей. Вірте чи ні, але залишатися організованим - це не настільки страшне завдання, як це звучить. Деякі швидкі зміни звичок та постійні рішення можуть полегшити цей процес, ніж ви можете подумати.
Кроки
Метод 1 з 4: Управління своїм простором та часом
Стежте за своєю діяльністю. Протягом декількох днів запишіть у щоденник кілька своїх занять. Це допоможе вам точно зрозуміти, чим ви займаєтесь, навіть не підозрюючи про це, і ви отримаєте початкове відчуття своїх організаційних та продуктивних збоїв. Крім того, слід виконувати цю вправу з урахуванням загальних цілей. За допомогою щоденника занять ви зможете побачити, які завдання можуть витратити ваш час, а які можуть сприяти досягненню ваших цілей.
Визначте свої графіки високої продуктивності. Деякі люди продуктивні вранці, а інші ненавидять ідею раннього вставання. Можливо, ви вже відчули ті частини дня, які роблять вас більш продуктивними. Незалежно від ваших уподобань - ночі, ранки, обід або безпосередньо перед або після "години пік" - скористайтеся цими періодами, щоб максимізувати свою продуктивність.
Розставити пріоритети ваші завдання. Ми всі знаємо, що одні завдання важливіші за інші; однак ми не завжди надаємо їм належного пріоритету. Розробіть, наприклад, систему, яка класифікує завдання за допомогою нагадувань, що включають бренди, такі як прапори або зірки, з чесністю та гнучкістю. Тримайте ці нагадування поблизу вашого комп’ютера чи робочого столу, будь то віртуальні чи фізичні. Приділіть більше свого часу та енергії найважливішим пунктам у списку. Приклади можуть включати завдання з короткими термінами, наприклад речі, які ви повинні доставити до кінця дня або наступного дня. Ви також можете розставити пріоритети щодо відповідей клієнтам, начальникам або іншим особам, які відповідають за створені витрати. І, якщо ви не впевнені, наскільки делікатним чи важливим є завдання, це завжди гарна ідея запитати.
Негайно виконуйте швидкі завдання. Не всі завдання мають бути розставлені по пріоритетах та розкладені на певний час. Планування або планування деяких з них може зайняти стільки ж часу, скільки їх виконання. Якщо так, і ви можете виконати ці завдання відразу, насолоджуйтесь! Вирішення цих перешкод таким чином також допоможе вам уникнути зволікань.
Управління безладом і робочими матеріалами. Наші столи легко переходять від сцен безладу до сцен руйнування, гідних фільмів - що ускладнює організацію. Деякі люди навіть працюють за суворими правилами прибирання. Незважаючи на те, що вони не є необхідними, виконайте деякі дії для очищення робочої станції.
- Відновіть замовлення. Викиньте сміття та систематично архівуйте потрібні матеріали. По можливості прибирайте безлад: під час перерв або між завданнями.
- Негайно очистіть утворюється бруд. Отже, вам не доведеться турбуватися про прибирання пізніше. Крім того, це не дозволить поточному розладу залишатися на вашому столі в майбутньому.
- Тримайте необхідні витратні матеріали під рукою. Очевидно, не все навколо вас є ознакою розладу. Наявність інструментів, якими ви користуєтесь, економить ваш час та ефективно використовує ваш дорогоцінний простір.
Заплануйте графік проведення заходів та зустрічей. Деякі люди планують лише зустрічі, але не складають списків необхідних заходів. Планування найважливіших завдань, а також призначень може бути корисним. Ви також можете "згрупувати" конкретні завдання. Наприклад: плануйте зустрічі лише на вівторок та четвер. Також зберігайте вільний час у своєму календарі, щоб виділити для себе творчий час або розмістити несподівані події.
- Використовуйте порядок денний та календар. Ці інструменти можуть бути паперовими або віртуальними у вигляді таких програм, як iCalendar та Google Now.
- Розділіть свою діяльність на категорії. Класифікація чи розділення діяльності за кольором може швидко нагадувати про те, що важливо. Ці категорії можуть включати, наприклад: листування, проекти, заходи, зустрічі, дискусії і навіть перерви чи час для фізичних вправ.
- Оптимізуйте свою технологію. Віртуальні календарі та електронні платформи, такі як Outlook, можуть поєднувати ваші списки справ, ваші контакти та адреси. Це не тільки робить все більш ефективним, але й оптимізує ваш процес мислення.
- По можливості делегуйте завдання. Враховуючи напруженість робочої доби, легко забути, що не обов’язково робити все самостійно. Доручіть завдання помічнику або, якщо ви особливо завалені домашніми справами, попросіть колегу зробити вам послугу та допомогти у виконанні певних завдань. Ви можете винагородити їх, коли все буде спокійніше.
Метод 2 з 4: Систематичне піклування про свою електронну пошту
Перевіряйте свої електронні листи за розкладом. Не кожному потрібно дотримуватися своєї поштової скриньки, оскільки багато отриманих повідомлень є не такими нагальними. Якщо ви працюєте в місці, де не потрібні негайні відповіді на електронні листи, перевіряйте свою поштову скриньку за розкладом - приблизно три-чотири рази на день.
Архівуйте електронні листи. Скористайтеся перевагами папок та міток, замість того, щоб дозволяти повідомленням накопичуватися у вашій папці вхідних. Outlook має папки та підпапки, тоді як Gmail має мітки та кілька окремих папок "Вхідні". Наприклад, якщо ви журналіст, ваші папки можуть називатися "Поточні звіти", "Майбутні звіти", "Старі звіти", "Інтерв'ю та джерела" та "Історії та ідеї".
- Видалити та заархівувати. Заархівуйте стару та важливу пошту, а решту видаліть. У наведеному вище прикладі папка "Старі звіти" служить файлом журналіста. Коли ви почнете видаляти старі повідомлення електронної пошти, ви будете здивовані тим, скільки елементів потрапляє в кошик і скільки елементів зберігається. Деякі люди також люблять, щоб їх поштова скринька була порожньою - не залишаючи жодного повідомлення непрочитаним (або не залишаючи жодного повідомлення у їхній папці "Вхідні"). Окрім використання папок та міток, ви можете спорожнити поле за допомогою функції "Архів", видаляючи старі електронні листи під час перерв на роботі або використовуючи програми для організації облікових записів.
Коли це найбільш ефективно, використовуйте інші форми спілкування. Іноді простий телефонний дзвінок може вирішити проблему, яка вимагає обміну десятьма листами. Якщо так, то телефонуйте людині! Якщо ви знаєте, що обмін електронною поштою спричинить дискусію або залучить багато повідомлень, можливо, найкраще поговорити по телефону. Таким чином, ви зможете отримувати більше деталей, уникаючи при цьому тривалої та тривалої дискусії за допомогою електронних повідомлень. Ви навіть можете надіслати електронний лист колезі і сказати щось на кшталт "У мене є багато запитань до вас на цю тему. Можливо, нам слід поговорити між собою. Чи можу я зателефонувати вам через п'ять хвилин?"
Обмежте перебої. Хоча стратегічні перерви корисні, перерви в робочий час - ні. Вони можуть уповільнити вас, порушити ваш темп роботи і змусити вас втратити спосіб мислення. Тому намагайтеся використовувати спеціальні письмові та голосові повідомлення, коли знаєте, що занадто зайняті. Ці інструменти не обов’язково використовувати лише тоді, коли ви не в офісі; їх можна використовувати, коли ви заплутані із завданнями. Багато людей також використовують політику "відкритих дверей" - але вам не потрібно залишати свою кімнату постійно відкритою. Ви навіть можете залишити дружню записку біля дверей, сказавши щось на кшталт "Я перебуваю в центрі дзвінка" або "Я зайнятий. Будь ласка, поверніться пізніше або надішліть електронний лист".
Скористайтеся послугами "хмар". Хмарний сервіс (також відомий як "хмарні обчислення") можна розглянути, оскільки він дешевший, масштабований, ефективний і легко оновлюється. Вміст, наданий цими хмарами, може бути особливо корисним, оскільки ви можете отримати до нього доступ на різних пристроях: комп’ютерах, планшетах, смартфонах тощо. Хмарне сховище також служить основним або вторинним способом створення цифрових резервних копій. Зверніться до відповідальної особи за ІТ або програмне забезпечення на вашому робочому місці. Можливо, у вас вже є вільний простір у хмарах (або ви навіть можете придбати це місце за невеликі щорічні внески).
Використовуйте вибране в Інтернеті. Найкращі браузери дозволяють робити закладки - коли ви зберігаєте та впорядковуєте електронні адреси, які ви часто відвідуєте, для зручного та швидкого доступу. Скористайтеся ними, щоб не забувати про важливі веб-сайти, що містять новини та інформацію про галузь.
Метод 3 з 4: Користуючись часом
Уникайте практикувати кілька завдань одночасно. У зв'язку з цим більшість експертів мають схожі думки. Хоча це може здатися швидким і крутим по телевізору, одночасна практика виконання кількох завдань ("багатозадачність" або "багатозадачність") не є ефективною і може погіршити ефективність вашої організації. Виберіть, щоб присвятити всю свою увагу одному завданням за раз; закінчити його і перейти до наступного пункту у списку.
Створіть собі графік або календар. На щастя, більшість робочих місць не вимагають від вас конкретного планування всього дня. Однак ведення основного розкладу основних подій та найважливіших подій та завдань дня може бути корисним.
- Встановіть часові обмеження для певних видів діяльності. Деякі завдання не вимагають цих обмежень, але інші повинні мати часові параметри, щоб ви могли підвищити свою продуктивність. Подумайте про повсякденну діяльність, яка, як правило, триває довше, ніж зазвичай, - і дайте їм конкретні терміни в майбутньому.
- Виділіть зайвий час для інших занять. Деякі види діяльності - як ви могли дізнатися з досвіду - як правило, вимагають більше часу, ніж очікувалося; однак це не обов'язково погано. Виділіть, наприклад, додатковий час до і після для виконання таких типів завдань (і особливо для важливих подій та зустрічей).
Використовуйте секундомір, фізичний секундомір або будильник. Ці засоби можуть бути ефективними при помірному використанні. Деякі люди люблять встановлювати будильники за 10, 15 або 30 хвилин заздалегідь, щоб отримувати попереджувальні попередження та готуватися до діяльності. Ви також можете використовувати нагадування.
Уникайте відкладання своєї діяльності. Запитайте себе, чи це відкладання вкрай необхідно, чи це лише приклад зволікання. Якщо ви думаєте, що зволікаєте, не відкладайте завдання - закінчіть його одразу! Однак, коли відкладення діяльності не уникнути, запам’ятайте момент, коли ви її перервали, і встановіть інший конкретний час для її закінчення. Інший варіант - створити план на випадок непередбачених ситуацій. Наприклад: якщо вам доведеться скасувати очну зустріч, можливо, ви зможете зателефонувати (за допомогою аудіо та / або відео) з людиною.
Метод 4 з 4: Піклування про своє фізичне та психічне здоров’я
Робіть перерви. Дуже важливо робити психічні перерви, щоб зберегти здоров’я та продуктивність. Ми, як правило, настільки занурені в роботу, що іноді не робимо перерв - так важливо. Ці перерви дають нам необхідний відпочинок і покращують нашу продуктивність, але також дозволяють відступити назад і запитати себе, чи ми використовуємо свій час якомога ефективніше.
Спи краще. Якщо ми погано спимо, наступного дня ми можемо бути приголомшені, втомлені або мляві, що може підірвати ефективність і наші плани на роботі. Плануйте відпочивати принаймні сім-вісім безперервних годин на ніч.
Не порівнюйте себе зі своїми колегами. Робота більшості цих людей відрізняється від нашої, і всі вони мають різні методи організації. Метод, який має сенс і є ефективним для когось із ваших знайомих, може бути не найкращим для вашої рутини, і навпаки.
Прийміть, що організація є постійним процесом. Не сподівайтесь бути ідеальними. Організація безперервна і вимагає постійної уваги. Ви не будете ідеально організовані кожен день; однак, невеликий порядок може зробити вас набагато ефективнішими.
