Зміст

• Кроки
• Поради
• Попередження

Ви щойно були обрані або призначені секретарем комітету, до якого ви належите. Вітаємо! Чи знаєте ви, як записати, підготувати та подати протоколи? Неважливо, чи дотримуєтесь ви законодавчу Біблію Оновлені Правила замовлення Роберта або написання протоколів у менш офіційних умовах, ось важливі методи, яких слід дотримуватися.

Кроки

Частина 1 з 4: Попередня підготовка

1. 

   Знайте правила проведення зборів у вашій організації. Якщо секретар повинен скласти офіційні протоколи, запитайте, чи дотримується група правил Порядку Роберта чи іншого офіційного довідника. У більш неформальних умовах запитайте, що слід включити до протоколу або як вони будуть використані.
   • Вам не потрібно ознайомлюватися з повними оновленими Правилами наказу, але отримання копії або запозичення може бути корисним для відповіді на конкретні запитання.
   • Знати свою роль теж. Деякі протоколи секретарі не беруть участі у засіданні, а інші беруть протоколи та вносять свій внесок у обговорення. Незалежно від випадку, секретарем не повинен бути той, хто виконує іншу важливу роль, наприклад, фасилітатор чи президент.

2. 

   
   
   Спочатку підготуйте модель. Протоколи кожної зустрічі повторюють деяку інформацію, тому шаблон створить послідовний формат для зручності. Принаймні, передбачте місце для наступної інформації:
   • Назва організації.
   • Тип засідання: це регулярне, щотижневе чи щорічне засідання, другорядне засідання комітету чи засідання спеціального призначення?
   • Дата, час і місце. Залиште місце для часу початку та кінця (запланованого та перенесеного).
   • Ім'я голови або керівника зборів та секретаря (або замінників).
   • Список "подарунків" та "відсутніх". Зверніть увагу на наявність кворуму (достатньо людей для голосування).
   • Місце для вашого підпису. Як особа, відповідальна за протокол, ви завжди будете підписувати свою роботу, і після затвердження протоколу може знадобитися додатковий підпис, залежно від політики вашої організації.
   • Порядок денний, якщо такий передбачений. Якщо головуючий або фасилітатор зборів не просив вас скласти проект порядку денного, він повинен мати такий, який допоможе впорядкувати ваші примітки про зустріч.

3. 

   
   
   Візьміть із собою блокнот або блокнот. Виберіть те, що вам комфортно. Якщо ви збираєтеся часто писати хвилини, відкладіть для цього блокнот або створіть папку на своєму комп’ютері.
   • Якщо ви склали протоколи на попередній зустрічі, і вони ще не подані на затвердження, також візьміть їх із собою.
   • Хоча самописець може допомогти вам записати хвилини пізніше, він не замінює записування. Якщо ви збираєтеся записати зустріч, подивіться, чи погоджуються всі присутні, і не піддавайтеся спокусі переписати її слово в слово.
   • Вивчення стенограми пришвидшить процес конспектування, але необов’язково вміти записувати кожне слово для отримання хвилин. Насправді вам слід уникати цього.
   • Якщо під час наради вас попросять робити нотатки публічно, скористайтесь проектором або мольбертом презентації, а потім віднесіть нотатки додому, не розмиваючи їх, щоб ви могли використовувати їх для введення протоколу.

Частина 2 з 4: Запис приміток про зустріч

1. 

   
   
   Роздайте список відвідувачів. Як тільки всі будуть присутні, роздайте аркуш паперу (або більше для більших зустрічей), щоб кожна людина могла написати своє ім’я та контактну інформацію. Ви можете використовувати цей список після наради, щоб заповнити розділ подарунків вашої моделі або додати цей список до повних протоколів.
   • Якщо ви не знаєте багатьох із присутніх, складіть таблицю місць та заповніть її, попросивши кожного представитись. Робіть це під рукою, роблячи запис, щоб ви могли зателефонувати людям по імені, коли це доречно, як це буде розглянуто нижче.

2. 

   Заповніть якомога більше свого шаблону. Поки ви чекаєте початку зустрічі, запишіть назву організації, дату та місце зустрічі та тип (наприклад, щотижня, засідання спеціального комітету тощо). Коли він починається, запишіть час початку.
   • Якщо у вас немає шаблону, запишіть цю інформацію у верхній частині нотаток.
   • Якщо зустріч була призначена з особливою метою або в особливий час, збережіть примітку, надіслану для сповіщення учасників, та додайте її до протоколу після їх записування.

3. 

   Запишіть результат першого руху. Більшість офіційних засідань розпочнеться з пропозиції прийняти порядок денний, тому на цьому етапі ця процедура буде використана як приклад. Якщо зустріч розпочинається з іншого руху, запишіть всю відповідну інформацію:
   • Рух зазвичай пишеться, починаючи з "Я пропоную". Зазвичай "я пропоную прийняти цей порядок денний".
   • Ім'я заявника (особа, яка запропонувала клопотання).
   • Результат голосування. Якщо він позитивний, напишіть "рух прийнято". В іншому випадку напишіть "подання відхилено".
   • Ви можете попросити надіслати довші клопотання у письмовій формі, якщо ви не можете записати їх належним чином. Якщо ця проблема часто зустрічається, запитуйте між зустрічами, чи можна цю політику офіційно оголосити щодо пропозицій, що містять більше ніж певну кількість слів.
   • Якщо ви склали порядок денний, ви можете бути його прихильником та секретарем протоколу. Немає жодних проблем із реєстрацією власних дій, якщо ви залишаєтеся об’єктивними.

4. 

   Запишіть будь-які інші рухи, які виникають під час зустрічі. Уважно слухайте всі обговорення, однак, якщо не передбачено інше, не записуйте їх. Коли робиться новий рух, запишіть відповідну інформацію.
   • Пам’ятайте, що кожен поданий документ повинен містити свої точні слова, ім’я автора пропозиції та результат голосування.
   • Деякі пропозиції потрібно підтримати перед тим, як приступити до голосування. Якщо хтось каже "Я підтримую цей рух" або щось подібне, запишіть ім'я цієї людини як прихильника.
   • Якщо ви не знаєте імені прихильника або вам потрібно повторити пропозицію, ввічливо перервайте засідання, щоб попросити. Правильно записати інформацію досить важливо, щоб гарантувати невелике переривання.
   • Якщо пропозиція отримує поправку, просто змініть слова пропозиції у своїх примітках. Не варто зазначати, що поправка відбулася, якщо вона не є суперечливою та не викликає багато дискусій.

5. 

   Прослухайте звіти та отримайте їх копії. Кожного разу, коли звіт, новину або подібне читається вголос, робіть запис до назви документа та того, хто його читає, або підкомітету, який його склав. Якщо рух слідує за читанням, запишіть його, як і будь-який інший.
   • Практичніше отримати копію в кінці зустрічі. Зробіть запис, щоб пізніше попросити у читача або керівника зустрічі копію та додати цю копію до записаних протоколів.
   • Якщо копії відсутні, зверніть увагу, де зберігається оригінал документа. Можливо, вам доведеться попросити цю інформацію після зустрічі.
   • Якщо член робить усну доповідь замість того, щоб читати документ, напишіть короткий та об’єктивний резюме звіту, не вдаючись до деталей та не цитуючи доповідача буквально.

6. 

   Запишіть вжиті або позначені дії. Це включає перевірку завдань, призначених на останній зустрічі, та нових дій. Хтось залишився писати лист? Запишіть ім’я та вказівки людини.
   • Залежно від формальності зустрічі, багато з цих дій можуть підпадати під класифікацію "клопотань". На менш офіційних зустрічах може знадобитися тримати свої вуха відкритими і для менш чітко організованих рішень.
   • Коротко згадайте аргументацію рішення, якщо воно дається.

7. 

   Запишіть усі пункти розпорядження та рішення. Щоразу, коли робиться заперечення проти процедури, запишіть повне заперечення та його підстави, а також все рішення, прийняте президентом.
   • Включіть будь-які посилання на Правила розпорядження Роберта, політику організації чи протокол компанії.

8. 

   Записуйте конспекти обговорень лише за запитом. Офіційно протоколи фіксують те, що було зроблено, не те, що було сказавОднак виконайте будь-які конкретні запити, які організація звертається до вас.
   • Записуючи обговорення, будьте максимально об’єктивними. Включайте конкретні моменти, а не думки, і мінімізуйте вживання прикметників та прислівників. Ваша мета - писати сухим, фактичним та нудним способом!
   • Не називайте імен людям під час резюме обговорення. Особливо важливо не робити цього в гострих дискусіях, які можуть вас образити.

9. 

   Кінці зав'яжіть в кінці зустрічі. Запишіть час, коли він закінчився, і не забудьте отримати копії звітів або нагадайте комусь надіслати їх вам.
   • Погляньте на свої замітки, щоб побачити, чи не бракує чогось або потребує роз’яснень. Якщо вам потрібно когось щось запитати, зробіть це до того, як людина піде.

Частина 3 з 4: Транскрипція протоколу

1. 

   Почніть цей процес якомога швидше. Найкраще записувати офіційні протоколи відразу після наради, коли події все ще будуть свіжими у вашій свідомості.

2. 

   За допомогою комп’ютера введіть нотатки до наради. Можливо, ви вже робили це, якщо користувались зошитом. Збережіть свої нотатки та почніть новий документ на хвилини, щоб ви могли порівняти ці дві речі поруч.

3. 

   Форматуйте свої примітки в упорядковані абзаци. Кожне нове клопотання, рішення чи порядок розпорядження мають бути у своєму власному параграфі. Форматуючи їх, переконайтесь, що:
   • Ви використовували правильну орфографію та граматику. За потреби скористайтеся засобом перевірки правопису.
   • Він використовував той самий час у всьому тексті. Використовуйте ідеальний минулий час або теперішній час, але не чергуйте їх в одному документі.
   • Це було максимально об’єктивно. Ваша думка не повинна з'являтися в протоколі, оскільки ви прагнете створити об'єктивний запис, яким зможе скористатися кожен.
   • Він використовував просту і точну мову. Будь-яку неясну мову потрібно замінити точними словами, а прикрашені описи видалити.
   • Він включав лише вжиті заходи, а не обговорення. Якщо вас не попросять записати обговорення, зосередьтеся на тому, що було зроблено, не те, що було сказав.
   • Він пронумерував сторінки для зручності.

4. 

   Поширіть проект протоколу серед членів. Надішліть копію кожному, скориставшись контактною інформацією на аркуші відвідуваності. Якщо у вас немає цієї інформації, керівник зборів повинен мати можливість зв’язатися з вами.

5. 

   Отримати затвердження протоколу. Вас можуть попросити прочитати його вголос на наступній зустрічі та надіслати на затвердження. Якщо рух прийнято, запишіть його.
   • Якщо протокол виправлено до прийняття, внесіть зміни в документ і в кінці вкажіть, що протокол був виправлений без опису конкретних виправлень.
   • Якщо подається клопотання про виправлення протоколів після їх затвердження, включіть точні слова цього руху до відповідного протоколу та затверджено чи ні.

Частина 4 з 4: Використання шаблону протоколу засідання

1. 

   Перейдіть на сайт шаблону зустрічі. Ці заздалегідь виготовлені шаблони заощадять час для організації хвилин і допоможуть запобігти помилкам.

2. 

   Приділіть час перегляду кожного сайту. Використовуйте їх функції пошуку та перегляньте варіанти, щоб знайти найкращий для вас.
   • Якщо вам потрібна конкретна модель, наприклад загальна чи стандартна, знайдіть веб-сайти відповідно до ваших потреб і завантажте моделі, натиснувши відповідні кнопки. Збережіть їх у легкодоступному місці, щоб не втратити.

3. 

   Відкрийте файл. Після завантаження розпакуйте його та відкрийте у програмі Microsoft Word або Excel. Для поліпшення якості та простоти використання використовуйте останню версію Microsoft Word, оскільки її оновлення полегшить ситуацію та дозволить скористатися новими функціями.

4. 

   Додайте логотип вашої компанії та авторські права в шапку. Видаліть зразок логотипу, але не попередньо ознайомившись із умовами використання, з яких ви отримали модель. Зрештою, немає потреби в юридичних проблемах, так?

5. 

   Змініть заголовок. У області заголовка виділіть слова «Зустріч / Група» та напишіть заголовок своїх протоколів.

6. 

   Змінити тему (необов’язково). Щоб зробити модель хвилинок красивішою та професійнішою, подумайте про зміну кольорів або вибір готової теми. Це просто: знайдіть вкладку «Розмітка сторінки» та перейдіть за нею до розділу «Кольори та теми». Там ви можете налаштувати зовнішній вигляд своєї моделі і навіть зробити так, щоб він відповідав кольорам логотипу вашої компанії.

7. 

   Назвіть розділи шаблону. У всій моделі має бути кілька назв полів. Можливо, вам знадобиться більше або менше, або вам все одно не подобається, як називаються розділи. Налаштуйте їх відповідно до ваших потреб у зустрічі.

8. 

   Збережіть шаблон у своєму блокноті, щоб ви могли брати його на засідання та починати складати протоколи. Якщо ви продовжите користуватися Microsoft Office, все буде швидко і легко, і ви зможете стежити за зустріччю навіть більш організовано та точніше, ніж раніше. Крім того, ви можете надрукувати шаблон, щоб записати його від руки, але дотримуйтесь висоти полів, щоб ви могли вносити стільки інформації, скільки вам потрібно.

9. 

   Перегляньте свою модель. Вітаємо! Шаблон протоколу наради заповнений.Очікується, що ваша продуктивність та точність під час зустрічей зростатимуть в геометричній прогресії, тепер, коли у вас є модель, яка допоможе вам і впорядкувати ваші думки. Як і у випадку з будь-яким іншим проектом, перегляньте деталі, щоб переконатися, що чогось не вистачає чи не бентежить. Переконавшись, що все в порядку, ви закінчите свою модель і будете готові до наступних зустрічей.

Поради

• Введіть протокол одразу після закінчення засідань, оскільки найкраще зберігати їх, поки події ще свіжі. Також важливо, щоб учасники якомога швидше отримали копію дій, які їм потрібно виконати після закінчення наради.
• Сядьте якомога ближче до керівника зустрічі, щоб ви могли все почути і попросити пояснень, не піднімаючи голосу.
• Зберігайте протоколи в надійному місці.
• Попросіть людей записати свої клопотання, щоб їм не довелося реєструвати їх на місці.
• Не бійтеся будь-коли перебивати і просити пояснень.
• Протоколи дуже важливі: вони зберігаються і можуть бути використані роками пізніше. Наприклад, якщо питання легальне, репутація когось може залежати від хвилин.
• Прочитайте деякі частини Оновлені Правила замовлення Роберта, зокрема розділ, в якому йдеться про те, щоб бути секретарем.
• Записуйте речі, коли вони трапляються. Якщо одна і та ж тема виникає двічі, не групуйте її разом.

Попередження

• Не вкладайте в протокол занадто багато деталей. Навіть якщо вас попросять записати обговорення, тримайте їх якомога коротше та об’єктивніше. Обмежтеся повідомляти лише основні моменти, які виникають, інакше ви будете перевантажені і заповніть документи непотрібними деталями.
• Особисті інтерпретації та почуття відповідальної особи за протокол не повинні потрапляти до записів.
• Якщо частина наради є конфіденційною, ні повідомити. Натомість напишіть, що "рада повідомила, що обговорення було конфіденційним. Тому воно не було записано".
• Якщо вас попросять записати конфіденційну дискусію, наприклад, зустріч адвоката та вашого клієнта, зробіть це за хвилину відокремлені і тримати його подалі від протоколів загальних зборів. Позначте це як конфіденційне та чітко поясніть, хто матиме до нього доступ.