Зміст

• Кроки

Ви хочете запропонувати товари чи послуги іншій компанії? Вам потрібно написати ділову пропозицію. Ще однією причиною написання цього документа є відповідь на запит пропозиції (RFP) Запит на пропозицію), надіслані іншою компанією чи державним органом, який потребує сторонньої допомоги. Ваша пропозиція повинна визначити проблему, запропонувати рішення та пояснити, чому ви найкраща людина для вирішення ситуації. Важливо не плутати його з бізнес-планом, оскільки це ще один документ. Давай?

Кроки

Частина 1 з 3: Початок пропозиції

1. 

   Уважно прочитайте запит пропозиції. Якщо ви пишете пропозицію, відповідаючи на запит компанії чи державного органу, підпишіть, що їм потрібні товари чи послуги, які ви можете запропонувати. Наприклад, компанія, на яку подано позов, може надсилати запити на пропозиції до різних юридичних фірм. Або державний орган може подати запит на пропозицію, коли йому потрібні конкретні матеріали чи товари. RFP повинен містити всю необхідну інформацію, і ви повинні все зрозуміти, перш ніж почати писати пропозицію.
   • Важливо, щоб ви могли виконати те, що замовник вимагав у запиті на пропозицію. Наприклад, якщо ви не можете виконати запитаний бюджет або дедлайн, вам не слід подавати пропозицію.
   • Для подання ділової пропозиції вам не потрібно отримувати запит на отримання пропозиції. Можна просто звернутися до компанії, яка може потребувати ваших послуг, і запропонувати їх.

2. 

   
   
   Задавати питання. Бізнес-пропозиція повинна відповідати реальним потребам клієнта, тобто необхідно їх повністю зрозуміти, без будь-яких сумнівів. Встаньте на місце замовника і спробуйте побачити проблему з їх точки зору. Щоб допомогти з цим, зателефонуйте та дайте відповіді на свої запитання щодо таких питань:
   • Чи робилися спроби вирішити проблему? Що пішло не так?
   • Які критерії використовуватиме клієнт при оцінці бізнес-пропозицій?
   • Чи є у компанії питання?
   • Яка операційна політика компанії? Важливо, щоб ваша пропозиція відповідала політиці.

3. 

   
   
   Добре відформатуйте документ. Офіційна ділова пропозиція повинна бути розбірливою, написана зручним і відповідним розміром шрифтом для читання. Загалом, рекомендується використовувати шрифт Times New Roman розміром 12.
   • Шукайте кілька прикладів ділових пропозицій у вашій місцевості в Інтернеті. Прочитайте деякі документи, щоб отримати уявлення про те, що від нього очікують.
   • В Інтернеті існує багато моделей ділових пропозицій, і ви можете використати їх як приклад, щоб зробити ваш документ дуже професійним.

4. 

   
   
   Включіть титульний аркуш. Вашій пропозиції потрібна обкладинка з інформацією, яка її ідентифікує. Документу потрібно:
   • Твоє ім'я.
   • Назва компанії.
   • Ім'я особи, якій ви надсилаєте пропозицію.
   • Дата подання пропозиції.

5. 

   Представте проблему чи потребу компанії. Ваша пропозиція повинна визначити проблему та запропонувати її вирішення. Ідея полягає в тому, щоб процитувати проблему замовника простою, короткою та зрозумілою мовою. Також поясніть, чому нинішня ситуація є проблематичною.
   • Наприклад: "Академія Матіаса потребує бухгалтерського обліку та послуг з оплати праці, оскільки це бізнес, який продовжує зростати і наймати більше співробітників. В даний час весь облік ведеться керівництвом, яке є перевантаженим. При передачі цієї галузі спеціалізованим спеціалістам, керівництво мати можливість зосередитись на інших пріоритетах, таких як просування та розширення академії ".

6. 

   За потреби надайте контекст. Можливо, буде потрібно контекстуалізувати пропозицію так, щоб вона була зрозумілою. Наприклад, непогано представити читачеві деякі факти, такі як:
   • Якщо якесь рішення вже було представлене і не вдалося.
   • Якщо хтось попросив вас написати пропозицію.
   • Як ви взяли участь у проекті чи дізналися про проблему.

7. 

   Визначте ключові терміни. Оскільки пропозиція повинна бути написана простою і дуже зрозумілою мовою, деякі терміни можуть потребувати більш детального визначення. Майте на увазі, що ви подаєте пропозицію до відділу закупівель компанії, який, ймовірно, розуміє жаргон галузі, але особа, яка приймає рішення, може бути не знайома з цими умовами.
   • Почніть з викладу ділової пропозиції. Потім перегляньте документ, щоб визначити терміни, які, можливо, не були настільки зрозумілими для читача.
   • Також визначте терміни, які використовуються по-різному. Наприклад, "фінансовий рік" - це те, що визначається по-різному, залежно від компанії.

8. 

   Проведіть читача по документу. Якщо пропозиція довга, необхідно запропонувати огляд того, що побачить читач після вступу в резюме.
   • Наприклад: "Ця бізнес-пропозиція складається з чотирьох частин. Після вступу ми запропонуємо запропоноване рішення, терміни та пояснення переваг у Частині II. У Частині III ми представимо організований бюджет та визначимо стандартні умови контракту. Нарешті , у Частині IV ми узагальнимо наш досвід та підтвердимо, що запропоноване рішення є найкращим варіантом проведення ".

Частина 2 з 3: Внесення пропозиції

1. 

   Запропонуйте детальне рішення. Після виявлення проблеми настав час сказати читачеві, як ви її вирішите, будучи якомога докладнішим. Як правило, рішення запропонує ваші товари або послуги потенційному клієнту.
   • Наприклад: "Souza Contabilidade спеціалізується на бухгалтерському обліку та оплаті праці для малого та середнього бізнесу. Ми пропонуємо комплексні послуги у таких сферах: ведення реєстру, балансування товарних запасів, податкові декларації та контроль платежів".
   • У деяких випадках ідеальним є складання списку з інформацією для зручності читання.

2. 

   Поясніть переваги запропонованого рішення. Можуть бути й інші способи вирішення представленої проблеми, тому необхідно пояснити, чому ваш варіант найкращий. Складіть список усіх переваг, включаючи такі речі, як економія витрат, конфіденційність та професійний досвід.
   • Обґрунтуйте свій досвід фактами.Наприклад, ви можете використовувати дослідження, які демонструють переваги дотримання запропонованого рішення.
   • Якщо ви не знайдете досліджень, які доводять ефективність вашого рішення, добре принаймні назвати видатних людей у ​​цій галузі. Наприклад, клієнт із минулого міг дати свідчення від вашого імені, пояснивши, як ваша компанія допомогла йому.

3. 

   Поясніть запропонований графік. Необхідно включити до пропозиції графік, який буде дотримуватися. Хоча ця інформація є попередньою і може змінитися в майбутньому, читач повинен мати уявлення про те, як буде реалізована пропозиція.
   • Визначте деякі ключові моменти розвитку. Наприклад, якщо ви пропонуєте відремонтувати магазин, укажіть дату початку робіт і скажіть, коли магазин буде готовий до відкриття.
   • Завжди чітко дайте зрозуміти, що графік є лише приблизним та залежить від інших факторів. Наприклад, у будівництві отримання державних дозволів може призвести до затримки планів. Те саме стосується проблем із найманими для проекту працівниками.

4. 

   Представити бюджет. Це, мабуть, найважливіша частина бізнес-пропозиції, оскільки читач повинен знати, чи може він дозволити собі оплатити свої послуги. Складіть консервативну оцінку, помноживши передбачуваний бюджет на 1,5. Ідея полягає в тому, щоб компенсувати непередбачені обставини без необхідності стягувати з клієнта більше. Завжди чітко повідомляйте, що значення оцінюються, а не остаточні, а також включайте таку інформацію:
   • Значення на початку проекту.
   • Витрати на оплату праці.
   • Матеріальні витрати.
   • Щомісячні та постійні нарахування.
   • Витрати на обслуговування.

5. 

   Опишіть умови контракту. Важливо включити ключові умови контракту, щоб читач зрозумів, який човен бере участь. Наприклад, включіть таку інформацію:
   • Скільки заплатити при підписанні контракту: «50% від оплати при підписанні контракту».
   • Штрафні санкції та відсотки за прострочення платежів: "Збір у розмірі 50,00 R $ стягується щоразу, коли будь-який платіж затримується".
   • Політика скасування: «Договір може бути скасований з будь-якої причини, якщо це зроблено з письмовим повідомленням за 90 днів. Попередні штрафи не передбачаються, якщо оплата ще не здійснена ".

Частина 3 з 3: Доопрацювання пропозиції

1. 

   Викладіть свій відповідний досвід. Ідея полягає в тому, щоб читач довірився вашому клубу! Тому ви повинні чітко вказати, що зможете дотримати своє слово та реалізувати бізнес-план. Для цього визначте подібні проекти, в яких ви досягли успіху.
   • Залежно від підписаних вами контрактів, можливо, ви не зможете розкрити особистість своїх минулих клієнтів. Тим не менш, можна говорити про минулий досвід більш загальними словами: "За останні п'ять років ми надаємо послуги з бухгалтерського обліку та оплати праці приблизно 20 середнім компаніям (від 25 до 100 працівників)".

2. 

   Назвіть людей, які братимуть участь у проекті. Ви, мабуть, не будете робити все самі, правда? У такому випадку поясніть, хто вам допоможе і яку роль кожен зіграє. Також згадайте, як ви забезпечите компетентність цих людей.
   • Якщо ви вже знаєте, хто прийме на роботу, включіть у додатки програму навчання кожного з цих людей.

3. 

   Спробуйте передбачити та знешкодити опозицію. Не кожна комерційна пропозиція приймається відразу. Наприклад, якщо пропозиція включає скорочення персоналу, це нормально, що компанія не бажає прийняти все. Якщо він пропонує повну зміну бренду, очікується, що буде певний опір. Визначте можливі моменти труднощів і запропонуйте також рішення для них.
   • Підсумуйте очікувану відмову.
   • Обговоріть ймовірність виникнення опозиції.
   • Наведіть свої зустрічні аргументи.

4. 

   Включіть висновок. В кінці документа ідея полягає у посиленні переваг пропозиції та включенні кінцевого терміну, коли клієнт повинен відповісти та прийняти його на роботу. Однак деякі відділення, як правило, не містять таких термінів. Поговоріть з іншими представниками тієї самої галузі і з’ясуйте, яка модель.
   • Дайте зрозуміти, що ви відкриті для відповіді на запитання клієнтів та інформування свого веб-сайту, щоб вони могли бачити більше інформації про компанію.

5. 

   Будь ласка, надайте деякі посилання. Якщо ви цитуєте дослідження чи зовнішні джерела в пропозиціях, добре включити посилання на все в кінці, використовуючи ABNT або подібний стиль.
   • Додавши бібліографію, клієнт зможе ідентифікувати все, що ви цитували, крім того, що він зможе перевірити точність інформації.

6. 

   Перегляньте ділову пропозицію. Залиште ескіз спокійним на день-два. Потім прочитайте його ще раз і вичитайте на помилки друку та орфографічні помилки. Читайте від початку до кінця, вголос. Потім читайте назад, речення за реченням.
   • Багато перевіряйте цифри і переконайтеся, що все правильно.
   • Також перегляньте запит на пропозицію та інші документи, які ви отримали. В ідеалі ваша пропозиція дуже повна.
   • Якщо потрібно, скоротіть пропозицію. В ідеалі клієнт повинен мати можливість прочитати документ менш ніж за десять хвилин. Якщо читання займає більше часу, спробуйте відокремити деякі матеріали та включити їх у додатки.