Зміст

• Кроки

Якщо ви переїжджаєте з сім’єю або переводите бізнес за іншою адресою, може бути корисно написати офіційний лист, щоб повідомити всіх своїх контактів про нове місце. Слід підтримувати певний формат у випадку переїзду компаній або спілкування з професійними контактами. У випадку з друзями та родиною замість офіційного листа ви можете надіслати рукописну листівку.

Кроки

Частина 1 з 3: Форматування листа

1. 

   Шукайте шаблон ділового листа. Якщо ви вводите лист на своєму комп’ютері, знайдіть шаблони у програмі обробки текстів, яку ви використовуєте. Більшість із них містять кілька моделей.
   • Використовуйте основний шаблон ділового листа, який містить пробіли для дати, вашої адреси та адреси одержувача.
   • Якщо у вас є особистий або комерційний фірмовий бланк, який ви збираєтеся використовувати для друку листа, подивіться, чи вибраний шаблон має місце для розміщення бланка.

2. 

   
   
   Складіть список розсилки. Найпростіше зробити, особливо якщо ви надсилаєте лист довгому списку людей, - це скласти список розсилки в електронній таблиці. Потім ви можете скористатися функцією програми "пряма пошта", щоб заповнити поля шаблону листа.
   • Список повинен містити ім’я та прізвище одержувача, а також повну адресу та іншу інформацію, яку вимагає шаблон.
   • Уважно перегляньте список, щоб переконатися, що ви не допустили помилок, вводячи чиєсь ім’я чи адресу.

3. 

   
   
   Зберіть адресні книги. Традиційний комерційний формат листа включає блок для вашого імені або для назви вашої компанії та адреси, крім імені та адреси одержувача. Використовуйте поточну адресу, а не ту, до якої ви переїжджаєте.
   • Якщо ви використовуєте функцію прямої пошти, дотримуйтесь інструкцій із форматування, наданих програмою обробки текстів.Зазвичай це означає включення імені стовпця, з якого програма повинна витягти дані з електронної таблиці, наприклад "".

4. 

   
   
   Напишіть отвір. Шаблон листа, як правило, включає подвійний пробіл після останнього рядка останньої адресної книги, після чого відкривається. Це може бути просто ім'я людини, за якою стоїть кома або "Шановний", а потім ім'я людини та кома.
   • Уникайте використання "Дорого", якщо деякі з одержувачів є організаціями, іншими компаніями чи державними установами, оскільки такий тип відкриття використовується лише для людей.

5. 

   Завершіть закриття. Коли лист форматується, зазвичай найкраще спочатку його закрити, а потім написати основний текст. Слово, яке буде використано для закриття, буде залежати від ваших стосунків з одержувачами.
   • Якщо ви пишете, щоб повідомити про зміну адреси своєї компанії, виберіть більш офіційне закриття, наприклад, "З повагою". Але якщо є особисті та ділові контакти, ви можете використати щось трохи менш офіційне, наприклад, «Дякую».

Частина 2 з 3: Складання листа

1. 

   Підготуйте простий вступ. Почніть лист із висловлювання, яке повідомляє одержувачу мету тексту. Це не повинно бути довгим; буде достатньо одного речення, в якому йдеться щось на зразок: "Мета цього листа - повідомити вам, що моя адреса скоро зміниться".
   • Не перестарайтеся з розміром вступу. Лист повинен складати менше однієї сторінки і, отже, бути коротким і чітким.

2. 

   Вкажіть дату початку зміни. Разом із вступом потрібно повідомити одержувачів, коли саме вони повинні почати використовувати нову адресу замість старої.
   • Дайте їм достатньо часу, щоб отримати лист, оновити наявні записи та надіслати необхідну кореспонденцію на правильну адресу.

3. 

   Введіть свою нову адресу. Надайте одержувачам нову адресу, яку вони повинні використовувати для подальшого спілкування з вами. Найкраще відформатувати його так, як його слід розмістити в конверті, щоб їм було легше коментувати та копіювати.
   • Ви також можете включити стару адресу, сказавши, наприклад, що ваша адреса змінилася з такої на таку. Але майте на увазі, що це може заплутати, особливо якщо ви надсилаєте лист багатьом діловим або державним контактам, оскільки працівник може помилково скопіювати неправильну інформацію.
   • Також добре повідомити одержувачів, що інша контактна інформація залишиться незмінною, що ще важливіше, якщо їм потрібно поговорити з вами під час переходу.

4. 

   Включіть іншу відповідну інформацію. Залежно від обставин, вашим одержувачам може знадобитися додаткова інформація, наприклад, чи будуть інші також переїжджати разом з вами, чи ваша компанія продовжуватиме працювати під час переїзду.
   • Наприклад, якщо компанія збирається закритись на короткий період під час переїзду, вам потрібно буде повідомити одержувачів, щоб вони могли планувати, чи є вони клієнтами, постачальниками чи іншими.
   • Якщо ви маєте намір здійснити врегулювання до переїзду, лист - хороший спосіб повідомити цей факт одержувачам.

5. 

   Подякуйте одержувачам. Щоб закрити лист, подвійне пробіл після останнього абзацу та напишіть просте речення подяки тим, хто його прочитав. Якщо одержувач є діловим партнером, ви також можете сказати, наскільки ви дбаєте про його роботу.
   • Наприклад, якщо компанія переїжджає, ви можете написати: "Дякуємо за увагу. Ми високо цінуємо вартість, яку ви додаєте цій компанії, і сподіваємось продовжувати співпрацювати з вами".

6. 

   Надайте форму контакту. Подякувавши одержувачу, ви можете вказати номер телефону або адресу електронної пошти для використання, якщо у них виникли запитання чи проблеми.
   • Це ще важливіше, якщо змінюється ваша компанія. Ви можете перенаправити всі питання щодо переїзду на приватний телефон або на певну електронну адресу.

7. 

   Складіть кілька карток. Можливо, добре мати більше одного листа, особливо якщо ви переїжджаєте у свою компанію. Таким чином, ви можете написати конкретний текст для клієнтів або споживачів, інший для ділових партнерів і ще один для постачальників.
   • Складіть також кілька листів, якщо ви хочете включити відповідну інформацію, яка служить лише аудиторії. Таким чином, ніхто не отримає більше інформації, ніж йому потрібно.

Частина 3 з 3: Надсилання листа

1. 

   Уважно перегляньте текст. Перед тим, як закінчити лист, перевірте, чи немає помилок друку, правопису чи інших помилок, які роблять текст занадто неформальним або важким для читання.
   • В основному перевіряйте адресу, щоб перевірити, чи вона правильна. Найгірше було б надіслати лист, щоб повідомити про зміну адреси, де вказана неправильна адреса.

2. 

   Переконайтесь, що інформація про одержувача правильна. Функція прямої пошти для надсилання масових розсилок може заощадити багато часу, але вона також може помилятися при передачі даних у листи.
   • Перевірте всі поля та перевірте, чи всі вони належать одному одержувачу. Наприклад, ім'я та адреса одержувача в адресному полі повинні збігатися з ім'ям на початку листа.

3. 

   Роздрукуйте та підпишіть листи. Коли вас влаштовує форматування та коректура, роздрукуйте їх на якісному папері та підпишіть синьою чи білою ручкою. Тепер вони будуть готові до відправлення.

4. 

   Надсилайте листи заздалегідь. Здебільшого вам потрібно забезпечити, щоб одержувачі отримували листи за два-чотири тижні до дати, коли відбудеться зміна.
   • Якщо у вас є міжнародні контакти, найкраще надіслати два-три місяці заздалегідь, щоб дати час листу надійти.