Зміст

• Кроки

Написання запрошень може бути напруженою частиною планування та організації заходу. Однак, якщо ви витрачаєте трохи більше часу на список гостей, якщо ви вибрали правильний засіб спілкування, персоналізували запрошення та збирали відповіді, ви можете швидко та легко надсилати запрошення та контролювати зростаючий список гостей.

Кроки

Частина 1 з 3: Складання списку гостей

1. 

   Складіть основний список. Такий список повинен включати всіх людей, які не можуть пропустити подію, наприклад найближчу родину та їх найкращих друзів. Якщо це професійний захід, включіть до списку ділових партнерів. Випускні вечірки або інші академічні урочистості можуть також включати бажаних наставників та викладачів. Весілля та інші заходи з кількома господарями повинні враховувати людей, важливих для кожного господаря.

2. 

   
   
   Включіть інших друзів та родичів. Після закінчення основного списку порівняйте його з максимальною кількістю людей, яких ви можете запросити на вечірку чи захід. На цьому етапі ви можете почати додавати інших членів сім'ї та не дуже близьких друзів. Якщо в підсумку у вас менше людей, ніж максимально дозволене, проблем немає, але намагайтеся не перевищувати цю кількість.

3. 

   
   
   Подумайте про агрегати. Якщо ви збираєтеся дозволити гостям привести когось іншого на вечірку, вам потрібно буде врахувати це число при визначенні остаточного списку. Крім того, ви повинні включити параметри запрошення. Наприклад, якщо ви не збираєтеся включати дітей до заходу, пишіть ввічливо, нагадуючи гостям, що вони не повинні приводити інших людей до певного віку.
   • Ви можете написати щось на кшталт: «Містер Жоао Алмейда та його родина сердечно запрошені на наш весільний прийом. Ми просимо усіх гостей старше 18 років ”.

4. 

   
   
   Перегляньте список. Важливо нікого не залишати осторонь. Попросіть друга або члена сім'ї переглянути ваш список разом із вами та внести пропозиції щодо додавання чи видалення когось. Завжди пам’ятайте про максимальну кількість гостей і уникайте запрошувати занадто багато людей. Однак, якщо ви думаєте, що деякі гості не зможуть взяти участь, запросіть ще кількох людей.
   • Якщо вас турбують скасування, спробуйте надіслати частину запрошень достроково. Потім надішліть другий раунд запрошень, якщо багато людей не можуть взяти участь.

Частина 2 з 3: Створення запрошень

1. 

   Зробіть власні запрошення. Ви можете використовувати програми Microsoft Word, Adobe або інше програмне забезпечення для проектування. Якщо у вас гарний почерк, ви також можете написати все від руки. Використовуйте якісний папір з фактурою картону або щось більш цікаве.
   • Інший варіант - створити декілька шарів у запрошеннях. Почніть із роздруківки розміром із листівку та додайте шматок кольорового картону трохи більший за тильну сторону. Використовуйте клей або двосторонній скотч.
   • Якщо ви хочете персоналізувати та заощадити час, використовуйте спеціальні штампи. Ви можете перетворити персоналізований записок або фотографію в штамп і швидко відтворити кожну листівку на гостях.

2. 

   Купуйте персоналізовані запрошення, щоб заощадити час порівняно з саморобкою. Ціни широко варіюються залежно від стилю, типу паперу, кольорового або чорно-білого друку та інших змінних, тому складіть уявлення про те, як ви хочете, щоб запрошення отримало точну ціну.
   • Є кілька канцтоварів та магазинів канцелярського приладдя, які друкують персоналізовані запрошення.
   • Ви також можете знайти кілька веб-сайтів, які роблять запрошення такого типу.

3. 

   Зробіть електронні запрошення. Якщо ваші гості більш сучасні або якщо ваша подія менш офіційна, у вас є можливість використовувати кілька додатків, щоб запросити людей легше та швидше за допомогою електронної пошти чи соціальних мереж. Більшість програм дозволяють включати власні проекти або використовувати стандартний шаблон для полегшення запрошення. Окрім прискорення процесу створення дизайну, ви також зможете негайно надіслати за допомогою цифрового файлу і швидше отримати відповідь, що є чудовою ідеєю для тих, хто має менший термін.

4. 

   Напишіть щось дуже сприйнятливе. Вкажіть привід, дату, місце та час події. Важливо також повідомити гостям, чи можуть вони привести інших людей. Також попросіть відповіді, використовуючи прикріплену картку, електронну адресу, програму чи телефон, залежно від ваших уподобань. Запрошення мають бути короткими та ласкавими, але включайте ввічливі прохання, такі як: "Будь ласка, відвідайте" або "Ми просимо вас взяти участь", щоб гості почувались бажаними.
   • Наприклад, напишіть щось на кшталт: «Будь ласка, приходьте на мій день народження. Захід відбудеться 16 жовтня у мене вдома. Вечірка буде з 15 до 14:30. Будь ласка, дайте відповідь за допомогою картки, моєї електронної пошти або зателефонувавши мені ”.
   • Ви також повинні включити спеціальні вказівки до своєї події або інші вказівки, наприклад, костюм або іншу відповідну інформацію.

5. 

   Використовуйте правильну номенклатуру для гостя. Найголовніше - це намір, а ваш - висловити повагу до гостей, тому докладіть зусиль, щоб запам’ятати та включити ці деталі. Якщо ви запрошуєте неодружену жінку, використовуйте "Міс" або "Міс", або якщо запрошення стосується одного чоловіка, використовуйте "Містер". Для сімейної пари використовуйте “містер” і “пані”. Однак все може ускладнитися, якщо ви запросите друзів чи родичів зі спеціальними званнями, наприклад, "Доктор". або інший важливий заголовок.
   • Якщо ви використовуєте неправильну номенклатуру в запрошенні, вибачтесь по телефону, особисто або письмово. Це хороший спосіб викупитись за гаф.

6. 

   Включіть одержувача та адресу для повернення. У верхньому лівому куті конверта вкажіть своє ім’я, вулицю, місто, штат та поштовий індекс. У центрі напишіть ту ж інформацію, що і гість. Ви також можете надіслати свою контактну інформацію в запрошенні або на картці відповіді. Таким чином, якщо гість втратить конверт, він все одно матиме доступ до вашої інформації.

7. 

   Підпишіть ввічливо. Ваше останнє речення та підпис мають бути обрані відповідно до аудиторії. Наприклад, якщо ви запрошуєте свого начальника, ввічливий «вдумливий» - найкращий спосіб попрощатися. Якщо це для ваших батьків, пишіть «з любов’ю». Це гарна можливість швидко та легко персоналізувати ваші запрошення.
   • Використовуйте внутрішній жарт, щоб зробити запрошення більш особистим. Наприклад: "Дякую, що завжди купував мені напій, Роберто". Це дуже особисте повідомлення, яке ви можете написати співмешканцю в коледжі на запрошення на весілля. Але знайте, що не дуже доречно буде писати це своїм батькам.

8. 

   Прикрасьте запрошення. Ви можете знайти широкий вибір простих декоративних предметів, таких як бордюри, та більш складних, таких як лози, троянди та гарбузи. Якщо у вас є друг чи родич, який є художником, попросіть їх персоналізувати ваше запрошення. Це також ще одна можливість включити свій особистий стиль під час виготовлення. Однак пам’ятайте, що дизайн повинен відповідати стилю заходу. Наприклад, череп та кістки можуть бути приємними для запрошення на вечірку на Хеллоуїн, але це не буде добре виглядати на вашому запрошенні на весілля.

Частина 3 з 3: Збір відповіді

1. 

   Моніторинг відповідей вручну. Якщо ви доручили гостям відповісти за допомогою картки, яку ви включили в запрошення, або по телефону, можливо, буде простіше створити список відповідей вручну. Це може бути настільки просто, як надрукований список гостей із візовими знаками, що вказують на присутність, або "Х", що вказує на відсутність. Інший варіант - створити вдосконалену систему моніторингу за допомогою електронної таблиці Excel із загальною кількістю підтверджень, додатковими гостями, кількістю дорослих чи дітей, типом страви та іншими заздалегідь визначеними факторами.

2. 

   Використовуйте віртуальну систему. Якщо ви вирішили, що цифрові запрошення є найкращим варіантом для вашої події, ви, ймовірно, матимете доступ до програми моніторингу відповідей та підтверджень. Це одна з причин, чому люди обирають електронні запрошення. Однак, якщо ви надіслали традиційні паперові запрошення, все ще можна передати список гостей та інформацію в цифрові системи моніторингу для контролю процесу. В Інтернеті є кілька дешевих або безкоштовних ресурсів.

3. 

   Підготуйтеся до відповідної кількості гостей. Коли ви добре уявляєте кількість гостей, які можуть відвідати захід, організуйте місце проведення, фуршет та інші приміщення, щоб задовольнити потреби присутніх. Перевірте кількість страв, які ви замовили, максимальну заповнюваність місця та інші фактори, щоб забезпечити гарний досвід для всіх присутніх.

4. 

   Надішліть листівки подяки. Неважливо, чи отримували ви подарунки від гостей, важливо показати, що ви вдячні, що вони додали вашу подію до свого календаря. Скористайтеся списком підписів або попросіть когось залишитися біля дверей, щоб відстежувати, хто брав участь. Потім надішліть подячні листівки.
   • Картка може містити таке просте повідомлення, як: "Дякую, що прийшли на мій день народження!"
   • Якщо ви отримали подарунок, укажіть на картці конкретне посилання, на якому написано щось на кшталт: «Щиро дякую, що прийшли на мій випускний вечір. Я з нетерпінням чекаю використання набору ручок, який ви подарували мені в майбутній кар’єрі! "
   • Як і запрошення, ці листівки можна друкувати цифровим або традиційним способом, залежно від вашої конкретної ситуації.