Зміст

• Кроки
• Питання та відповіді спільноти

Інші розділи

Ефективна система запасів є незамінною складовою будь-якої роздрібної торгівлі чи виробничої операції. Основною метою роздрібної інвентаризаційної системи є точне ведення фізичного підрахунку продуктів, запасів та матеріалів, що зберігаються на складі чи в коморі. Після створення системи інвентаризації можна використовувати для контролю та обслуговування товарів, що зберігаються, гарантуючи, що запаси не втрачаються через псування або крадіжку.

Кроки

Метод 1 з 4: Розробка системи зберігання для полегшення підрахунку

1. 

   Організуйте інвентаризацію продуктів, враховуючи лічильники. Ефективність системи інвентаризації в значній мірі залежить від точності підрахунку предметів, що підлягають інвентаризації. Неточний підрахунок товарів чи товарів часто спричиняє розбіжності в обліку, відстеженні продажів, надмірному замовленні та надмірному виробництві, серед інших питань. Неефективна система зберігання також суттєво вплине на вартість відстеження запасів, збільшивши кількість часу, необхідного для завершення процесу.
   • Зосередьтеся на тому, щоб зробити ваш інвентар легким для доступу, відокремлення та підрахунку. Працюйте над забезпеченням видимості, простотою маркування та простою організацією, щоб ваші лічильники могли швидко отримати доступ до кожного товару.

2. 

   
   
   Враховуйте вимоги до зберігання. Розрахуйте фізичні розміри, необхідні для зберігання вашого інвентарю. Це може бути цілий склад або невелика шафа, залежно від розміру вашої продукції чи матеріалів та обсягу продажів. Ви також повинні враховувати будь-які особливі умови, необхідні для зберігання, такі як контроль температури або вологи.
   • Також можуть бути закони штату або федерального законодавства, які визначають, як ви повинні зберігати певні типи інвентарю, особливо щодо небезпечних або контрольованих предметів.

3. 

   
   
   Сконструюйте полиці для зберігання, щоб забезпечити чітке видиме поле для кожного предмета. Розташуйте товари, що зберігаються, так, щоб відповідальні за інвентаризацію могли легко отримати доступ до кожного підрахунку та підрахувати його. Позначте все, щоб це було легко розпізнано, а інвентар можна розмістити у відповідній області.
   • Виберіть і встановіть полиці для зберігання та сміттєві ящики залежно від типу інвентарю, який ви будете зберігати на них. Враховуючи необхідний розмір, висоту та особливі атрибути контейнерів або полиць, вибираючи свій.
   • Наприклад, подумайте, якою важкою буде полиця, заповнена вашим інвентарем, і виберіть систему стелажів, яка відповідає або перевищує цю вагу.
   • Майте на увазі, що інвентар, що зберігається на полицях магазинів, також повинен враховуватися в системі інвентаризації.
   • Ви також можете використовувати слот для поліпшення зручності використання. Слоттинг означає ефективне розміщення запасів. Наприклад, предмети, які зазвичай відправляються разом, можуть бути розміщені на складі близько один від одного.
   • Крім того, інвентар повинен бути створений таким чином, щоб інвентар з найбільшим товарообігом був найбільш доступним. Розміщення слотів слід планувати з самого початку, а потім переглядати з часом з урахуванням нових предметів та змін у попиті чи операціях. В ідеалі, ігровий слот слід переглядати щотижня або навіть щодня.
   • Ви також повинні розглянути можливість якнайшвидшого позбавлення від рідко продаваних та застарілих предметів. Шанси на те, що вони продадуть, низькі, і в багато разів ці предмети коштують вам більше, ніж вони принесуть.

4. 

   
   
   Розглянемо систему штрих-кодів. Якщо у вас велика кількість запасів, вам знадобиться певний спосіб відстеження запасів, не посилаючись на кожен предмет по імені. Найпростіший спосіб зробити це - через систему штрих-кодів. Отримайте сканер, за допомогою якого ви зможете сканувати інвентар та виводити його звідти та проводити підрахунок запасів. Однак якщо у вас дуже мало предметів або типів предметів, ви можете скористатися простою візуальною системою. Потім ви можете перейти на систему штрих-коду, якщо ваша візуальна система стає занадто трудомісткою або неточною.
   • Переконайтеся, що сканер розроблений для вашого середовища. Наприклад, лікарні можуть знадобитися сканери, які можна стерилізувати.
   • Вам також знадобиться принтер штрих-коду для позначення полиць або просторів, де зберігається предмет із цим штрих-кодом.
   • Якщо ви виконуєте невелику операцію, ви також можете просто завантажити програму, яка дозволяє перетворювати мобільні телефони ваших співробітників на сканери.

5. 

   Відформатуйте таблицю запасів, щоб вона служила основним записом кожного проведеного запасу. Відкрийте електронну таблицю в такій програмі, як Excel, Pages або Google Sheets, щоб розпочати. Створюйте свої категорії за допомогою стовпців у електронній таблиці, перелічуючи елементи інвентарю на сторінці в рядки. Ефективна система інвентаризації повинна включати наступні категорії заголовків стовпців:
   • Використовуйте стовпець "Дата підрахунку", щоб записати поточну дату.
   • Використовуйте стовпець "Попередня кількість", щоб записати кількість цього товару з останнього підрахунку.
   • Використовуйте стовпець "Кількість на руках", щоб записати загальний підрахунок для кожного товару.
   • Включіть одиницю виміру.
   • Використовуйте стовпець "Опис товару", щоб надати опис товарів, що враховуються.
   • Використовуйте стовпець "Побудувати", щоб представити кількість предметів, необхідних для забезпечення запланованого попиту.
   • Використовуйте стовпець "Продана сума", щоб представити кількість товарів, проданих за попередній період.
   • Використовуйте стовпець "Відсоток витрат на продаж", щоб представити вартість кожного товару у відсотках до вартості загального обсягу продажів.
   • Використовуйте стовпець "Сума для виробництва або впорядкування", щоб автоматично виробляти кількість товарів, які потрібно придбати або виготовити, щоб задовольнити попит наступного періоду продажів.
   • Ви також можете використовувати бухгалтерське програмне забезпечення, таке як Quickbooks або Peachtree, для управління своїми запасами.

Метод 2 з 4: Узгодження фізичного інвентарю з інвентаризацією книг

1. 

   Введіть дані для кожної категорії у відповідні стовпці електронної таблиці. Відніміть продану суму від суми, замовленої для встановлення "нарощування". Потім відніміть наявну суму із суми "нарощування", щоб визначити правильну суму для коригування запасів на майбутній період. Не забудьте ввести дані для всіх видів предметних запасів, включаючи сировину та компоненти.

2. 

   Налаштуйте дані для усадки запасів. Зменшення запасів просто означає втрати запасів під час регулярних господарських операцій. Інвентар може бути втрачений через крадіжку, застаріння, псування або пошкодження. Зменшення запасів буде враховувати різницю між фізичним підрахунком запасів та підрахунком запасів, який востаннє реєструвався в книгах. Якщо ви визнали будь-яку усадку перед проведенням інвентаризації, не забудьте негайно записати це у свою таблицю інвентаризації.

3. 

   Окремі інвентаризаційні та адміністративні обов'язки. Управління запасами вимагатиме як фізичного управління запасами, як підрахунок запасів та переміщення, так і адміністративні обов'язки, такі як подання відповідних пов'язаних з ними документів та бухгалтерського обліку. У великих компаніях цими процесами, швидше за все, займатимуться окремі відділи або групи. Однак навіть на найменших підприємствах у вас повинна бути інша людина, яка впорається з кожною стороною. Це зменшує ризик крадіжки.

Метод 3 з 4: Проведення інвентаризації через регулярні проміжки часу

1. 

   Навчіть своїх інвентаризаторів. Люди, які працюють над вашими інвентаризаційними системами та системами інвентаризації, є найбільш критичним аспектом вашої інвентаризаційної системи. Якщо вони не навчені або не впевнені в тому, хто повинен виконати якусь дію, ваша ефективність та точність управління запасами постраждає. Навчіть своїх працівників кожному аспекту процесу управління запасами, включаючи те, що слід робити в кожному пункті, хто це повинен робити і як це слід документувати. Якщо потрібно, запишіть ці правила, щоб працівники могли звернутися до керівництва. Це допоможе запобігти розчаруванню та безгосподарному керуванню запасами.

2. 

   Виконуйте підрахунки запасів щодня, щотижня або щомісяця. Частота проведення інвентаризації матиме значний вплив на точність системи інвентаризації. Однак, незалежно від типу операцій, деякі типи операцій потребують більш регулярних інтервалів інвентаризації, ніж інші. Наприклад, автосалон не обов'язково вимагатиме тієї ж частоти інтервалів інвентаризації, що і універмаг або операція з обслуговування продуктів харчування.
   • Спочатку зосередьтеся на найбільш важливих предметах. Розділіть свої предмети на три категорії залежно від того, як часто вони продаються.
   • Наприклад, спробуйте встановити високопріоритетні товари як такі, що становлять 80 відсотків ваших продажів. Тоді ви можете створювати категорії середнього та низького пріоритету для товарів, що продаються рідше.
   • Після цього ви можете зосередити переважну більшість своїх зусиль на своїх пріоритетних предметах. Ці зусилля включають підрахунок, прогнозування продажів та впорядкування.
   • Як тільки це буде зроблено, ви зможете використовувати надлишковий час для елементів середнього та низького пріоритету. Це врятує вас від втрати часу на предмети з низькою продуктивністю.

3. 

   Нехай два лічильники проводять підрахунок запасів. Це може значно зменшити кількість людських помилок під час фізичного підрахунку інвентаризованих предметів. Роздрукуйте паперові аркуші інвентаризації, які відповідають основному запису, для використання при проведенні фізичної інвентаризації.
   • Попросіть одну особу виконати фізичний відлік, виголошуючи цифри вголос.
   • Інший лічильник буде вводити номери у відповідне поле таблиці основних запасів, як вони називаються.
   • Однак це не обов’язково потрібно робити одночасно. Інвентаризація може бути здійснена просто двічі різними особами.
   • Потім цифри можна порівняти, щоб забезпечити точність зробленої інвентаризації.

Метод 4 з 4: Покращення управління запасами

1. 

   Проаналізуйте дані про запаси. Ви можете вдосконалити управління запасами, проаналізувавши інформацію про запаси. Зокрема, ви можете попрацювати, щоб зрозуміти, скільки інвентарю потрібно мати при собі в певний час і коли вам слід замовити більше. Почніть з розрахунку щоденної вартості проданих товарів, поділивши річну або квартальну вартість проданих товарів на кількість днів, коли ви були відкриті протягом цього часу. Потім поділіть свою поточну вартість запасів на цю суму. Результат - ваш середній період вкладення запасів.
   • Цей показник відображає, скільки часу в середньому потрібно для того, щоб придбаний вами запас перетворився на продаж.
   • Потім ви можете попрацювати над зменшенням цього показника, замовивши меншу кількість товарно-матеріальних цінностей або працюючи над тим, щоб швидше отримувати платежі від клієнтів.
   • Ви також можете знайти коефіцієнт запасів та продажів, поділивши вартість запасів на продажі за місяць. Відстежуйте це значення з часом, щоб побачити, чи воно збільшується чи зменшується.
   • Збільшення співвідношення запасів до продажів означає, що ви купуєте занадто багато запасів, тоді як зменшення означає, що вам слід придбати більше.

2. 

   Оптимізуйте свої запаси. Рівнями запасів потрібно ефективно керувати та підтримувати їх на правильному рівні, щоб максимізувати прибуток та зменшити збитки. Утримання занадто великих запасів збільшує ризик застарівання, пошкодження та псування, а недостатня кількість коштів втрачає можливості продажу. Щоб оптимізувати свій запас, почніть із прогнозів продажів, заснованих на попередніх періодах. Потім налаштуйте тенденції та сезонність. Наприклад, якщо восени відбудеться більше продажів, ніж решта року, можливо, ви захочете скоригувати свій запас на ці місяці.

3. 

   Впровадити програмне забезпечення для управління запасами. Хоча використання електронної таблиці запасів може працювати для малого бізнесу, будь-якому великому чи великому підприємству знадобиться спеціальне програмне забезпечення для управління запасами. Ці програми дозволяють управляти запасами, замовленнями та іншими даними, забезпечуючи при цьому корисну аналітику та відстеження. В ідеалі ваша система може інтегруватися з вашим іншим програмним забезпеченням для бізнесу, щоб створити уніфіковану систему та автоматизувати деякі ваші операції.
   • Дослідіть програмні пакети для управління запасами в Інтернеті, щоб знайти той, який відповідає вашим потребам. Серед популярних постачальників - Oracle та SAP.
   • Ваш вибір програмного забезпечення буде залежати від ваших конкретних потреб (обсяг, тип інвентарю тощо), вашого бюджету та часу конверсії (скільки часу ви можете витратити на впровадження нової технології).

4. 

   Докладіть зусиль, щоб зменшити втрати. Усадка запасів, як правило, невелика, але може призвести до значних втрат, якщо не систематично зменшуватись. Працюйте, щоб запобігти крадіжкам, підвищивши захист вашого складу чи складських приміщень. Зменште крадіжки у своєму магазині, встановивши систему камер і стежачи за підозрілими покупцями. Ви також можете налаштувати систему сигналізації, яка реагує на мітки або мітки RFID на ваших предметах.
   • Зменшіть потенційну крадіжку працівниками, обмеживши доступ до товарних зон тим, хто там обов’язково повинен бути.
   • Зменште втрати від псування, залишаючись у курсі своїх практик підрахунку запасів. Не забувайте прокручувати старі запаси вперед, коли стелажі запасів.

Питання та відповіді спільноти