Зміст

• Кроки
• Питання та відповіді спільноти

Інші розділи

Організація ефективної наради має вирішальне значення для функціонування будь-якої компанії чи організації. Це дає можливість організовувати, обмінюватися інформацією, співпрацювати з різними членами команди та ефективно вирішувати цілі. Бути підготовленими, займати керівництво, коли це потрібно, та ефективно делегувати повноваження є важливими елементами ефективних зустрічей. Крім того, проводячи зустрічі, обов’язково максимально використовуйте енергію та залучення команди.

Кроки

Частина 1 з 3: Проведення наради

1. 

   Будь готовий. Переконайтеся, що у вас є під рукою порядок денний, відчуття того, на яких ключових моментах слід наголосити, та розуміння результатів, які необхідно підсилити до закінчення засідання.
   • Явись вчасно. Сприйняття на робочому місці має значення. Якщо ви з’явитесь на засідання на 15 хвилин раніше, люди вважатимуть, що вам бракує продуктивності або ви використовуєте зустріч, щоб відвести час від інших завдань.
   • Майте під рукою копію порядку денного. Хоча в наш час більшість речей є цифровими, іноді найкраще зробити друк копії порядку денного, щоб ви могли робити швидкі нотатки за потреби.

2. 

   
   
   Ведіть зустріч. Це означає вживати заходів для того, щоб вирішити всі справи порядку денного та почути всі голоси. Нижче наведено пропозиції щодо допомоги у цьому:
   • Зробіть перекличку. Зустрічі - це засіб ефективного розповсюдження інформації серед групи, а також дозволяють обговорення, щоб усі люди зрозуміли свою роль у очікуваних результатах. Проведення поіменних перекликів гарантує, що ви знаєте, кого немає на засіданні, щоб до них можна було звернутися пізніше та заповнити. Це також демонструє, що ви серйозно ставитесь до інформації на зустрічі.
   • Перегляньте порядок денний. Це допомагає учасникам зосередити свою увагу та зрозуміти, що від них буде потрібно. Багато людей відвідують засідання одна за одною, і допомогти зосередитись на організації організатора випередження.

3. 

   
   
   Підтвердьте план дій. План дій - це підсумковий підсумок, який підтверджує, які дії повинні відбуватися після наради. Він також представляє план подальших дій, що впливає на всіх членів зборів. Нижче наведено кілька пропозицій щодо створення плану дій:
   • Переконайтесь, що кожна ціль має “точкову особу”: від точки не очікується, що вона виконає ціль особисто; натомість вони функціонують як менеджер проектів, який об’єднує людей, які потребують залучення, та надає необхідні ресурси.
   • Призначити звіти про прогрес: вони можуть бути офіційними або неофіційними, але ідея полягає в тому, що особа, яка знаходиться на місці, знає, щоб заїхати через певний проміжок часу для підтвердження прогресу в результатах.

4. 

   
   
   Залишайтеся на темі. Після кожного пункту порядку денного та відповідного обговорення коротко підсумовуйте результати за груповим обговоренням, задавайте питання та рухайтесь далі.

5. 

   Заплануйте наступну зустріч. Плануючи зустріч, поки у вас є всі присутні, це гарантує, що вони можуть негайно реагувати на конфлікти за розкладом. Крім того, це також означає, що ваша зустріч буде призначена якомога заздалегідь, запобігаючи конфліктам з іншими зустрічами.
   • Збирайте пункти порядку денного електронною поштою. Коли засідання закінчується, вкажіть, що ви будете використовувати поточний порядок денний як проект наступного засідання, і закликайте учасників наради направляти вам пункти порядку денного, що стосуються існуючих цілей.

Частина 2 з 3: Підготовка до зустрічі

1. 

   Визначтесь, ким буде голова. Зазвичай ця роль відводиться менеджерам; однак, чудовим способом створення можливостей керівництва для нових та прийдешніх членів команди є відведення їх до ролі головуючих на засіданнях департаментів.

2. 

   Попросіть спікерів взяти участь. Доповідачі, як правило, є головним персоналом для вирішення окремих цілей. Вони організовують людей та ресурси, щоб виконати роботу, і можуть найбільш ефективно описати процес та результати. Вони також можуть висловити занепокоєння з приводу непередбачуваних труднощів та потреби у більшій кількості ресурсів.
   • Якщо залучити інших людей та попросити їх повідомити про це під час зустрічі, це дасть змогу не просто мати голову, що говорить, у передній частині кімнати.

3. 

   Координатні графіки. Заплануйте зустрічі, щоб врахувати доступність та реалістичні обмеження. Наприклад, хоча всі можуть бути доступні в другій половині дня в п’ятницю, можливо, це не найкращий час для обговорення складних питань.
   • Якщо не всі можуть провести зустріч, оцініть, хто є ключовими гравцями проекту, переконавшись, що зустріч відповідає їхнім графікам.
   • Делегуйте конспекти та переконайтесь, що деталі зустрічі поширюються серед тих, хто не міг бути присутнім.

4. 

   Підготуйте порядок денний. Порядок денний повинен, як мінімум, встановлювати перелік тем, делегувати обов'язки презентації та встановлювати час, присвячений кожному пункту порядку денного. Нижче наведено кілька корисних пропозицій щодо складання порядку денного зборів:
   • Запитайте про пропозиції. Електронна пошта є хорошим джерелом для цього, оскільки ви можете отримувати запити в письмовій формі. Прийміть пропозиції щодо порядку денного за два дні до наради.
   • Узагальнюйте всі запити порядку денного у таблицю зі стовпцями для теми, доповідача та відведеного часу. Якщо певні запити стосуються загальної теми, зв’яжіться з людиною та запропонуйте перетворити запит на окрему пам’ятку або обговорити на наступній зустрічі.
   • Будь реалістичним. Не намагайтеся стиснути опис і обговорення на 30 хвилин на 15 хвилин. Натомість, надмірковуйте час для зустрічей і закінчуйте достроково, якщо це необхідно.

5. 

   Встановіть правила зустрічі. Це не повинно бути формальним чи каральним, але корисно запропонувати протокол, щоб забезпечити безперебійне проведення засідання та кожному ділитися своїми думками.
   • Це можна зробити на початку засідання. Просто скажіть "В інтересах часу тримайте запитання та коментарі до тих пір, поки кожен доповідач не виступить. Якщо ми не дійдемо до вашого коментаря протягом відведеного часу для обговорення, напишіть мені пізніше, і ми зможемо поговорити".

6. 

   Встановити часові рамки. Як частину вашого порядку денного, вкажіть, як довго триватиме зустріч, а також показники того, як довго будуть говорити окремі спікери, і як довго будуть проводитися загальні обговорення після кожного пункту порядку денного.
   • Це дає учасникам відчуття часу, коли вони вносять свій внесок, і може зменшити незрозумілі або сторонні дискусійні точки.
   • Хорошим емпіричним правилом є планування принаймні 10 хвилин після кожного пункту обговорення для обговорення.

7. 

   Поширюйте порядок денний. За день до засідання розподіліть порядок денний засідання. Це гарантує, що кожен має примірник, і готовий до того, чого слід очікувати від самої зустрічі. Це також дає їм можливість звернутися до вас, якщо в порядку денному є неправильна інформація.

8. 

   Розсилайте нагадування. Якщо це нова або рідкісна зустріч, надішліть нагадування за годину до наради, щоб нагадати всім, щоб вони взяли участь.

Частина 3 з 3: Бути ефективним головою

1. 

   Будь лідером. Несіть відповідальність за спілкування на зустрічі. Переконайтесь, що він відповідає усім цілям порядку денного. Доручіть відповідні керівні обов'язки спікерам, які відіграють певну роль у зборах. Продемонструйте участь у всіх етапах обговорення.

2. 

   Вкажіть на прогрес та відсутність прогресу. Якщо ця зустріч стосується низки цілей, що тривають, згадайте, де відбувся прогрес і хто за це відповідав.
   • Якщо є цілі, які не просунулися після останньої зустрічі, зверніться до причини.
   • Якщо це пов’язано з браком часу чи ресурсів, поговоріть із спеціалістом про те, як це вирішити, можливо поза межами самої зустрічі.

3. 

   Перефокусуйте дискусію, яка зайшла в сторону. Бувають випадки, коли ентузіазм або розчарування можуть виштовхнути дискусію з курсу. Залишайтеся уважними та обов’язково приводьте дискусії, що стосуються окремих питань, у відповідність до цілей порядку денного. Нижче наведено кілька запропонованих підходів:
   • Сформулюйте зустріч як "місію збору фактів": коли ми це робимо, це означає, що всіх потрібно вислухати, щоб накопичити якомога більше інформації. Це може спонукати монополізаторів зборів чекати своєї черги.
   • Спробуйте Кіберштурм: Кіберштурм використовує електронний чат або структуру форуму для обміну ідеями і може бути використаний для неформальних зустрічей. Оскільки все, що вводиться, можуть бачити всі інші члени команди, це знімає змагання щодо того, кого почують.
   • Нейтралізуйте безладність. Якщо хтось скандалить, скажіть: "Це добре, Боб, і я радий, що ти це підняв. Поговоримо про це пізніше, добре". Багато разів люди не усвідомлюють, що вони блукають, але якщо питання для них досить важливе, вони прийдуть до вас самостійно, щоб поговорити довше.
   • Контрольні дотичні: Іноді проблема полягає не в тому, що людина триває занадто довго, а в тому, що вона намагається перефокусувати дискусію на сторонніх питаннях поза порядку денним. Коли це станеться, визнайте, про що йдеться, і запропонуйте додати пункти обговорення до порядку денного наступного засідання, але залишайтесь твердими, що засідання має перейти до заявлених цілей.
   • Майте один на один. Проведіть розмову з монополізатором про те, що сталося. Робіть це приватно. Обов’язково приймайте тон занепокоєння, а не роздратування. Обов’язково зосередьтеся на тому, що ви спостерігали, і запропонуйте іншій людині пояснити свою відповідь. Запропонуйте допомогти цій людині запобігти монополізації в майбутньому.

4. 

   Ефективний перехід між точками. Будьте напористими, дотримуючись обмежень у часі. Це не означає бути грубим; однак це означає дати людям зрозуміти, що зустріч рухається далі і що вони можуть продовжувати поточну дискусію з відповідними сторонами після зустрічі.
   • Не готуйте на пару: хоча важливо тримати зустріч у дорозі, це може призвести до швидшого результату для швидшого перебігу між пунктами порядку денного. Перш ніж рухатися далі, завжди задавайте питання чи сумніви. Переконайтесь, що команда на борту і готова рухатися вперед із вами, а не залишатися позаду.

5. 

   Виділіть важливі моменти. Потрібно наголосити на ключових цілях, а також наголосити на їх взаємозв'язку з менш критичними цілями.
   • Допоможіть учасникам наради зрозуміти масштаб проекту та те, як кожна окрема частина є важливою частиною набагато важливішого цілого.

6. 

   Допоможіть робити нотатки, якщо це необхідно. Зазвичай на кожній зустрічі є хтось, кому доручають робити нотатки; однак, якщо вони перевантажені, справа керівника втрутитися і поставити перед собою завдання.

7. 

   З'ясуйте будь-яке непорозуміння. В кінці кожного пункту керівник зборів пропонує короткий зміст, яке учасники можуть забрати зі зборів. Ці резюме кінцевих обмежень також дають можливість людям подзвонити, коли їм щось незрозуміло.
   • Будучи керівником зборів, будьте готові пояснити детальні ідеї для розуміння учасниками команди.

8. 

   Запропонуйте вичерпне резюме в кінці зустрічей. Рішуче керівництво уникає застою та коливань, тримаючи робітників на виконанні завдань та мотивованими, а також реагуючи на реакцію на зміни та нову інформацію. Нижче наведено особливості рішучого лідерства:
   • Чіткість цілей: Забезпечує узгодження всіх рішень з організаційними цілями та етикою.
   • Залучення: дозволяє лідерам жити своїм прикладом, втілюючи взаємодію з цінностями компанії, що дозволяє ефективно і ефективно приймати рішення.
   • Прозорість: не допускає власних інтересів. Натомість демонструє, як рішення на благо компанії допомагають кожному процвітати.
   • Створення культури чесної невдачі: Чесні невдачі - це навчальні пункти, які виступають як плацдарми для кращого прийняття рішень. Вирішальне керівництво охоплює ті часи, коли допускаються помилки.
   • Відкрите та ефективне спілкування: узгодженість із цінностями компанії гарантує, що при спілкуванні вгору з вищим керівництвом або по ієрархії з керованими працівниками не виникає невідповідності та суперечливості.

Питання та відповіді спільноти

Як я можу переконатись, що я відповідаю своїм вимогам?

Потренуйтеся перед членами сім'ї та попросіть їх критикувати. Вони можуть сказати вам, чи добре ви робите роботу чи ні.

Які типи запитань мені будуть задавати на співбесіді?

Вони зазвичай запитують вас про ваші сильні та слабкі сторони, досвід, чому ви хочете працювати в цій компанії, чому ви залишили / покидаєте останню роботу та які вимоги до зарплати.