Зміст

• Кроки
• Поради
• Попередження

У цій статті показано, як автоматизувати звітування в Microsoft Excel. Встановіть плагін для запиту та створення звітів у електронній таблиці, використовуючи зовнішні джерела даних, такі як MySQL, Postgres, Oracle тощо. Якщо дані вже зберігаються в електронній таблиці, дізнайтеся, як генерувати, форматувати та експортувати результати за допомогою макросів. Ви можете визначити комбінацію клавіш як ярлик для подальшого спрощення виконання команд. Excel має функцію автоматичного запису макросів, яка не вимагає програмування вручну.

Кроки

Метод 1 із 2: Використання зовнішнього джерела даних (MySQL, Postgres, Oracle тощо)

1. 

   Завантажити Плагін Kloudio на веб-сайті Microsoft. Необхідно встановити зв'язок між базою даних та електронними таблицями. Ця функція також сумісна з Google Sheets.

2. 

   
   
   Зайдіть на сторінку Kloudio і створіть нове підключення, натиснувши опцію «З’єднання», а потім «Давайте створимо підключення!". Виберіть тип бази даних і введіть необхідну інформацію: облікові дані, адресу сервера (з портом), ім'я бази даних, чи застосовано протокол безпеки SSL і чи знаходиться він у виробничому середовищі.

3. 

   
   
   Після встановлення зв'язку між базою даних та електронною таблицею можна робити запити та створювати звіти із зовнішніми даними в Excel. Розробіть звіти на сторінці Kloudio та виберіть їх у Excel, просто натиснувши на вкладку Клаудіо і кнопку Мої звіти. Виберіть потрібні додаткові фільтри та встановіть частоту оновлення, наприклад: щотижня, щодня чи щогодини.

4. 

   
   
   Крім того, ви можете вставити дані в електронну таблицю та оновити базу даних. Створіть шаблон оновлення на веб-сайті Kloudio та внесіть зміни вручну або автоматично.

Метод 2 із 2: Використання даних електронних таблиць

1. 

   Якщо ви хочете працювати з даними, які вже зберігаються в електронних таблицях Excel, ви можете автоматизувати звіти за допомогою макросів. Макроси - це функції, які дозволяють автоматично виконувати складні та повторювані завдання.

2. 

   Відкриває Excel. Двічі клацніть (або клацніть один раз, якщо ви користуєтеся Mac) на піктограмі, яка має білий знак "X" на зеленому тлі, і виберіть "Пуста книга" на вкладці "Нове".
   • Для версії Mac натисніть Файл знаходиться на Нова робоча книга у спадному меню.
   • Готова та збережена електронна таблиця, яку ви хочете автоматизувати? Відкрийте його безпосередньо, двічі клацнувши файл.

3. 

   Введіть дані електронної таблиці. Ви ще не ввели назви стовпців та інформацію? Зробіть це перед тим, як продовжувати.

4. 

   Увімкніть Розробник. Посібник для Розробник він не відображається за замовчуванням у Excel. Виконайте наведені нижче дії відповідно до операційної системи машини:
   • Windows - натисніть Файл > варіанти (прокрутіть унизу екрана). У вікні, яке відкриється, шукайте Налаштуйте стрічку праворуч і встановіть прапорець Розробник, який є одним з останніх пунктів Основні довідники. Натисніть кнопку в порядку.
   • Мак - натисніть Excel > Налаштування .... Знайдіть Стрічка та панель інструментів і встановіть прапорець "Розробник", який присутній у розділі "Основні вказівки". Натисніть кнопку Зберегти.

5. 

   Клацніть вкладку Розробник. У верхньому правому куті вікна повинна з’явитися нова вкладка. Клацніть на ньому, щоб відкрити відповідну панель інструментів.

6. 

   натисніть кнопку Запис макросу тобто на панелі інструментів. Мале вікно має відкритися.

7. 

   Дайте імені макросу. У полі "Ім'я макросу" введіть ім'я, яке допоможе вам його ідентифікувати.
   • Наприклад, якщо ви створюєте макрос, щоб намалювати діаграму з даними в електронній таблиці, назвіть її "Діаграма1" або щось подібне.

8. 

   Визначте комбінацію клавіш для запуску макросу. Натисніть ⇧ Shift та інший ключ (наприклад, Т) запустити макрос за допомогою ярлика.
   • На Mac комбінація повинна бути Варіант+⌘ Команда і клавіша (наприклад, Варіант+⌘ Команда+Т).

9. 

   Збережіть макрос у поточній книзі. У польовому меню "Зберегти макрос у" виберіть "Ця книга", щоб вона була доступна всім, хто отримує доступ до книги.
   • Щоб записати макрос, потрібно зберегти файл Excel у певному форматі.

10. 

    натисніть кнопку в порядку. Готові! Ви зберегли макрос і перевели його в режим запису. Усе, що ви робите відтепер, буде записуватися, доки ви не натиснете "Зупинити запис".

11. 

    Робіть те, що хочете автоматизувати. Excel відстежує всі натискання, натискання клавіш та параметри форматування, які ви робите, і додає їх до списку завдань у макросі.
    • Наприклад, виберіть дані з таблиці та створіть діаграму. Клацніть вкладку Вставити, виберіть потрібний тип графіку та налаштуйте його.
    • Якщо ви хочете створити макрос, який додає комірки ДО 1 A12, виберіть порожню комірку, введіть = SUM (A1: A12) це від ↵ Введіть.

12. 

    Натисніть кнопку Зупиніть запис на панелі інструментів вкладки Розробник. Отже, ви закінчуєте запис і зберігаєте все, що зробили з моменту створення макросу.

13. 

    Збережіть електронну таблицю як файл Excel із макросом. натисніть Файл > Зберегти як. Натисніть у розкривному меню поля Тип і вибрати Книга Excel з підтримкою макросів ( *. Xlsm). Введіть назву файлу, виберіть місце на комп’ютері, де потрібно зберегти, і натисніть кнопку Зберегти.
    • Якщо ви не зміните тип файлу, макрос не буде збережено як компонент книги, а інші люди не зможуть використовувати його на своїх комп’ютерах.

14. 

    Запустіть макрос. Натисніть комбінацію клавіш, яку ви вибрали під час створення макросу. Excel повинен повторювати точно ті самі дії, що і ви.
    • Інший спосіб запустити макрос - натиснути кнопку Макроси табл Розробник, виберіть ім'я та натисніть Біжи.

Поради

• Завантажуйте плагіни Excel лише з веб-сайтів Microsoft, якщо ви не знаєте розробника та не довіряєте йому.
• Макроси можна використовувати для всього, починаючи від простих завдань, таких як додавання значень або створення графіку, до складних функцій, таких як виконання різних операцій зі значеннями комірок, створення зведеної таблиці та виконання багатьох типів форматування.
• Коли ви відкриваєте електронну таблицю з макросами, активуйте цю функцію, натиснувши кнопку Увімкнути вміст всередині жовтого повідомлення безпеки у верхній частині вікна.

Попередження

• Макроси повторюють абсолютно все, що ви робите під час їх запису. Тому будьте обережні, щоб випадково не ввести неправильне значення, відкрийте програму, яку ви не хочете використовувати, або видаліть файл.
• Функціонал можна використовувати зловмисно, наприклад, видаляючи важливі файли з комп’ютера. Ніколи не запускайте макроси з ненадійних джерел!