Зміст

• Кроки
• Питання та відповіді спільноти
• Поради

Інші розділи

Якщо у вашому електронному листі IBM Notes не вистачає місця, але ви не готові видаляти електронні листи, спробуйте їх архівувати. Архівування електронних листів означає копіювання повідомлень в інше місце на вашому комп’ютері. Дізнайтеся, як архівувати IBM Notes, щоб звільнити місце у вашому обліковому записі, зберігаючи оригінальні електронні листи. Це також допомагає комп'ютеру та програмному забезпеченню працювати з найвищою продуктивністю.

Кроки

1. 

   Обмежте розмір поштового файлу. Зберігайте розмір поштового файлу менше 500 МБ. (Деякі організації можуть вимагати більш суворих обмежень, наприклад, 200 МБ.)
   • Перевірте розмір даних, перейшовши до Файл, База даних, Властивості. У Lotus 8 перейдіть до Файл, Програми, Властивості.
   • Клацніть на вкладку "i". Цифра після "Дискового простору" - це кількість даних, які ви наразі маєте в IBM Notes.

2. 

   
   
   Дізнайтеся заздалегідь задані налаштування вашої організації. Якщо ви використовуєте IBM Notes для школи чи на роботі, можливо, вже встановлені налаштування архіву. Це допомагає організаціям контролювати кількість електронних листів на одного користувача, а також загальну продуктивність комп'ютерів в організації. Якщо налаштування архіву вже встановлені, поговоріть зі співробітниками технічних систем, чи можна їх змінити.

3. 

   
   
   Визначте бажані налаштування архіву. Ви можете архівувати всі електронні листи IBM Notes або вибрати конкретні. Вам також потрібно буде вирішити, як часто ви хочете архівувати IBM Notes.
   • Відкрийте відповідну програму (Mail).
   • Перейдіть до Дії, Архів, Налаштування.
   • Перейдіть на вкладку Критерії та переконайтеся, що вибрано "За замовчуванням для останньої зміни".
   • Натисніть "ОК", щоб зберегти зміни.
   • Переконайтеся, що Критерії ввімкнено.

4. 

   
   
   Плануйте автоматичні архіви. Планування автоматичних архівів гарантує регулярне та послідовне архівування. Це також економить ваш час.
   • Відкрийте відповідну програму (Пошта).
   • Перейдіть до Дії, Архів, Налаштування.
   • Перейдіть на вкладку Розклад. Переконайтеся, що вибрано "Графік архівування".
   • Виберіть відповідний час і день, коли ви хочете, щоб ваш комп’ютер архівував ваші файли.

5. 

   Архівуйте вручну IBM Notes. Навіть якщо ви запланували автоматичне архівування, ви все одно можете будь-коли архівувати вручну.
   • Відкрийте відповідну програму (Mail).
   • Відкрийте пошту або папку, яку ви хочете заархівувати.
   • Перейдіть до Дії, Архівувати, Архівувати зараз.
   • Клацніть Так, щоб архівувати відповідно до ваших попередньо визначених налаштувань.

6. 

   Архівуйте методом перетягування. Це просто ще один спосіб ручного архівування IBM Notes.
   • Відкрийте відповідну програму (Пошта).
   • Відкрийте пошту або папку, яку ви хочете заархівувати.
   • Виберіть відповідні повідомлення.
   • Перетягніть повідомлення (повідомлення) до необхідного архіву на панелі навігації.

7. 

   Перегляд архівованих повідомлень. Хоча ви заархівували електронний лист, вам, можливо, все одно доведеться час від часу отримувати до нього доступ. Ваш архівний файл буде імітувати папки, налаштовані у вашому обліковому записі IBM Notes. Все залишатиметься організованим так, як ти це створив.
   • Відкрийте відповідну програму (Пошта).
   • Клацніть Архів в області навігації.
   • Виберіть відповідний архів (тобто, За замовчуванням для останньої зміни).

Питання та відповіді спільноти

Поради

• Резервне копіювання важливих електронних листів. Якщо у вас є важливі електронні листи в IBM Notes, не забудьте скопіювати їх в інше місце, наприклад на CD або DVD. Це надає вам додаткову копію на випадок, якщо щось трапиться із сервером або копією, що зберігається на вашому персональному комп’ютері.
• Видаліть старі та непотрібні повідомлення, особливо якщо вони містять вкладення. Це також допоможе зменшити обсяг даних і покращить продуктивність вашого комп’ютера.